法人設立に必要な書類は多岐にわたり、提出場所も法務局と税務署に分かれます。この記事では、法人設立に必要な書類と、法務局・税務署での手続きにフォーカスして、法人設立手続きの一連の流れをそれぞれ詳しく解説します。
目次
法人設立時の必要書類作成と提出の流れ
会社（法人）設立には、さまざまな必要書類を作成・提出する必要があります。ちなみに、法人設立の流れは以下のとおりで、各段階でさまざまな書類が必要になります。
- 発起人を決める
- 会社概要を決める
- 会社印を作成する
- 定款を作成する
- 定款の認証を受ける
- 資本金を払い込む
- 登記申請
法人設立の際は、上記の流れに沿って必要書類を作成・提出するようにしましょう。法人設立に必要な書類の作成・提出は、司法書士や行政書士などの専門家に依頼することも可能です。
法人設立に必要な書類
法人設立に必要な書類はいくつかの段階に分かれており、それぞれの段階で異なる書類を準備する必要があります。必要書類は、法人設立の準備段階で用意すべきものと法人設立に際して、実際の法的手続きに進むための準備段階があります。
必要書類以前に、手続きのために前提として準備すべきものが以下の2つです。
- 印鑑（個人実印と会社印）
- 個人の印鑑証明書
定款認証を受ける際に必要な書類
定款認証とは、公証人が、株式会社や一般社団法人などの法人の定款が正当な手続きにより作成されたことを証明する手続きです。法人を設立するには、合同会社でも株式会社でも定款を作成する必要があります。
定款とは、法人の基本的なルールや運営の仕組みを定めたものです。定款認証を受けると、定款の内容が公証人によって証明されるため、後日紛争になったときに、定款の内容が正当なものであることを主張しやすくなります。そのため、株式法人設立では公証役場で定款認証を受けることが義務付けられています。
定款認証を受ける手順は、以下のとおりです。
- 定款を作成する
- 定款に記名押印や契印を施す
- 公証役場に定款を提出する
- 公証人が定款の内容を審査する
- 公証人が定款に認証文を付す
定款認証に必要な書類は、以下のとおりです。
- 定款3通
- 定款認証申請書
- 発起人の印鑑証明書（発行後3ヶ月以内）
- 発起人全員の身分証明書
なお、定款認証の費用は、資本金額などによって異なりますが、約3万円～5万円です。また、定款認証を受けると、主に以下のようなメリットがあります。
- 定款の内容が正当なものであることを証明することができる
- 定款の変更や解散などの手続きがスムーズに進めやすい
- 金融機関からの融資を受けやすくなる場合がある
合同会社と株式会社との必要書類の違い
合同会社と株式会社の設立では、必要書類が一部異なります。合同会社と株式会社の、必要項目の違いを一覧表にすると以下のとおりです。
項目 | 合同会社 | 株式会社 |
定款認証 | 不要 | 必要 |
株主名簿 | 任意 | 任意 |
資本金の払込みがあったことを証する書面 | 必要 | 必要 |
事業計画書 | 任意 | 任意 |
会社概要説明資料 | 任意 | 任意 |
表が示す通り、合同会社は、株式会社と異なり、定款認証が不要です。そのため、合同会社の設立は、株式会社の設立に比べて、手続きが簡略化されています。
法人設立に必要な書類
先ほど表でお伝えした代表的な法人形態「株式会社」と「合同会社」に分けて、それぞれの必要書類について具体的に解説していきます。
株式会社の設立登記申請に法務局に提出が必要な書類
株式会社を設立する場合には、法務局に以下の書類を提出する必要があります。
- 株式法人設立登記申請書
- 登記すべき事項
- 認証済み定款1通
- 登録免許税（最低15万円）（収入印紙貼付台紙）
- 設立時取締役の印鑑証明書
- 払込みを証する書面（資本金）
- 印鑑届書
- その他状況に応じて提出する書類
参考：法務省｜株式会社の設立手続（発起設立）について
参考：法務省｜株式法人設立登記申請書
合同会社の設立登記申請に法務局に提出必要な書類
合同法人設立に必要な書類は以下のとおりです。合同会社も株式会社同様に、具体的な内容や書類のフォーマットは法律や規定に基づいて変更される可能性があります。
- 合同法人設立登記申請書
- 定款
- 登記用紙と同一の用紙（CD-Rも可）
- 払い込みを証する書面（出資金）
- 印鑑届出書
- 代表社員の印鑑登録証明書
- 代表社員、本店所在地及び資本金決定書（定款に記載されていれば不要）
- 代表社員就任承諾書
- 登録免許税納付用台紙
また、設立に関連する他の手続きや書類もあるため、法律の専門家や税理士に相談することを検討すると良いでしょう。
法人設立の必要書類の作成・提出の注意点
法人設立における必要書類の作成と提出は、非常に重要なプロセスであり、注意が必要です。間違いや不備があると、法人設立が受理されないおそれがあります。
そうなった場合、遅延や再手続きによる追加コストが発生しかねません。設立自体も当初の予定からずれ込むことで、さまざまな不具合が発生したり、関係者に迷惑をかける可能性は否めません。事前に正確な情報を収集し、必要な書類を適切に準備し、提出することが重要です。
必要書類の作成・提出には、特に以下の点に注意が必要です。
書類に不備がないか
書類の記載漏れや誤りなどの不備がないかを、徹底的に確認しましょう。たったひとつでも不備があれば、登記が却下される可能性があるため、注意深く作成したうえで見落としがないように確認するのが賢明です。
提出期限を超えていないか
書類の提出期限は、定款認証日から2週間以内です。期限を過ぎると、定款の効力が失効する可能性があるため、注意しましょう。
法人設立後に税務署に提出が必要な書類
株式会社と合同会社では、定款認証の有無など、法人設立の際の必要書類が一部異なります。しかし、税務署に届け出る必要書類は、どちらの会社形態でも同じです。
会社（新設法人）設立の際に、税務署への提出を必ず求められる書類は以下のとおりです。
- 法人設立届出書
- 定款の写し
任意で提出するものとしては以下の書類があります。
- 青色申告承認申請書
- 給与支払事務所等の開設届出書
- 適格請求書発行事業者登録申請
それぞれを補足をしておきましょう。
法人設立届出書
法人設立届出書は、設立した会社の概要を税務署に届け出るための書類です。代表者氏名・住所のほか、事業目的や事業開始年月日などを記入します。添付書類として「定款の写し等」が必要です。
法人設立届出書は、設立日から2ヶ月以内に提出する必要があります。
定款の写し
定款は、会社の基本的なルールを定めたものです。写し（コピー）が必要となります。
青色申告承認申請書
青色申告の承認をうけると、欠損金を繰り越しにして控除が受けられたり税額控除などの特例が利用できたりします。青色申告承認申請書の提出期限は、法人設立の日から3月を超過した日、もしくは事業年度終了の日、のいずれか早い日の前日までです。
なお、提出期限を過ぎると、その事業年度は青色申告ができません。
給与支払事務所等の開設届出書
給与支払事務所等の開設届出書は、役員や従業員に給与を支払う事業所を開設したことを届け出る書類です。給与支払事務所等の開設届出書の提出期限は、給与支払事務所等を開設した日から1か月以内です。提出期限を過ぎると、源泉所得税の納付漏れにつながる可能性があります。
たとえば、2023年10月1日に給与支払事務所を開設した場合の提出期限日は、2023年11月1日です。給与支払事務所等の開設届出書は、税務署の窓口に直接提出するか、郵送で提出できます。
適格請求書発行事業者登録申請
2023年10月からは、消費税の課税事業者を選択する場合に、さらに適格請求書発行事業者登録が必要です。最近よく耳にする「インボイス制度」のことです。
インボイス制度により、2023年10月1日以降の商取引において、適格請求書発行事業者登録をした事業者のインボイス（適格請求書）がなければ「仕入れ税額控除」ができなくなりました。
適格請求書発行事業者は課税事業者があくまで任意で登録するものです。年間売上が1,000万円未満の免税事業者でも、消費税課税事業者選択届出書を提出すれば、適格請求書発行事業者に登録することは可能です。免税事業者が消費税課税事業者を選択する場合は、適用を受けようとする課税期間の初日の前日までに届出書を提出する必要があります。
ただし、2023年10月1日～2029年9月30日までの日の属する課税期間中に登録を受ける場合には、消費税課税業者選択届出書を提出しなくても、登録申請書を提出すれば、登録できます。
また、課税事業者選択届出書を提出した事業者は、原則として課税事業者となった日から2年間は免税事業者に戻ることができません。
インボイスに関しては以下の関連記事を参考にしてください。
法人設立に関するよくあるQ&A
法人設立に関するよくあるQ＆Aをいくつかご紹介します。
Q.法人設立に必要な手続きの費用はいくらくらいかかるの？
A.法人設立に必要な手続きの費用は、以下のとおりです。
- 定款認証費用：3～5万円（資本金の額によって異なります）
- 登録免許税：株式会社最低15万円・合同会社最低6万円（資本金の額によって異なります）
- 印鑑製作費用：1万円～3万円（印鑑の種類や大きさによって異なる場合があります）
- 設立登記費用：5万円～10万円（司法書士や行政書士によって異なる場合があります）
- その他（印紙代、登記簿謄本代、印鑑証明書代など）：1万円～2万円
合計すると、15万円～30万円程度の費用が必要となります。
Q.法人設立は自分でできるのか？
A.法人設立は、自分で行うことも可能です。しかし、法律や手続きが複雑なため、専門家に依頼することをおすすめします。
Q.法人設立の際に注意すべき点は？
A.法人設立の際には、以下の点に注意が必要です。
- 定款の記載漏れや誤りがあると、後々トラブルになる可能性がありますので、専門家に作成を依頼することをおすすめします。
- 資本金の払い込み漏れや誤りがあると、登記が却下される可能性がありますので、注意して払い込みましょう。
- 登記申請書の記載漏れや誤りがあると、登記が却下される可能性がありますので、注意して作成・提出しましょう。
法人設立の際は必要書類を把握してスムーズに手続きを
法人設立は、多くの書類準備と法律・税務手続きを伴う重要なプロセスです。適切な準備と知識があれば、法人設立はスムーズに進行し、成功への第一歩となります。
法人設立に関連する法律や税務の最新情報を常にチェックし、必要に応じて専門家に相談することが重要です。これにより、法律や税務に関する問題を避け、ビジネスの成功に向けて確実に進んでいけるでしょう。
