経営者を交代する際にどのような手続きが必要で、なにを準備すればよいのかご存じでしょうか。本記事では経営者交代の手続きや必要書類、費用など、経営者交代に関する事柄を解説しています。経営者交代の手続きについて理解を深めたい方はぜひ本記事を参考にしてください。
目次
経営者交代で必要な手続き
経営者を交代する際には、いくつかの手続きが必要となります。以下では、具体的にどのような手続きが必要なのか解説していきます。
取締役会と株主総会での決議
経営者を交代する場合、経営者は独断で辞めたり次の経営者を決めることはできません。取締役会を設置している場合は、取締役会による代表取締役選定決議を行う必要があります。
設置していない場合は以下の方法により新たな経営者を選出する必要があります。
- 取締役全員を代表取締役にする
- 定款で代表取締役を指名する
- 株主総会による決議
- 互選により選出する
登記変更と登記簿の発行
新たな経営者が決まったら法務局で登記変更と登記簿の発行を行います。登記簿は法務局で登記変更を行うと発行されるようになっており、新たな経営者が決定してから2週間以内に手続きを済ませなければなりません。
登記簿の準備ができないとその他の手続きも進められないため、なるべく早く手続きを済ませると安心です。
代表者の変更手続き
法務局での登記変更手続きが完了すると、およそ1〜2週間で登記簿の取得が可能になります。登記簿が取得出来たら、複数の行政機関で代表者の変更手続きを行います。手続きが必要な行政機関と手続き内容は以下の通りです。
税務署 | 国税 |
市町村役場 | 市町村税 |
都道府県民税事務所 | 都道府県民税 |
銀行の名義変更
経営者を交代する際に忘れがちなのが銀行の名義変更です。銀行の名義変更をせずにいると、取引に影響を及ぼす可能性があるため、忘れずに手続きするようにしましょう。
保険関連の手続き
公的年金や健康保険などの保険関連についても、経営者変更の届出をする必要があります。加入している教会や組合によって手続きが異なるため、事前に確認しておくと安心です。健康保険組合に加入している会社の場合は健康保険組合と年金事務所、協会けんぽに加入している会社の場合は、年金事務所に変更届を提出します。
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経営者交代による必要書類
経営者を変更する場合は、変更登記申請書、印鑑証明書、印鑑届出書などいくつかの書類が必要になります。以下では、必要書類と入手方法を解説していきます。
変更登記申請書
変更登記申請書は経営者や代表者が変更になった場合に提出する書類で、法務局のHPまたは最寄りの法務局で入手できます。変更登記申請書の必須項目を記入したら、本店や本社の所在地を管轄する法務局に提出しましょう。
印鑑証明書
印鑑証明書は居住地の市町村役場、もしくはマルチコピー機のあるコンビニや郵便局で入手できます。辞職する人、新たに就任する人、事務手続きを行う人がそれぞれ準備する必要があるため注意しましょう。
印鑑届出書
新しい代表印で変更登記を行う場合は、印鑑届出書を提出しなくてはなりません。印鑑届出書は法務局で入手でき、印鑑提出者本人の氏名、住所、市区町村へ登録済の印鑑での押印が必要になります。
就任承諾書
就任承諾書は、新たに選任された人が就任を承諾したことを証明する書類です。株主総会で選任された場合は選任された日付、氏名、住所、作成日を記載します。
委任状
代理人に申請を委任した場合に必要な書類です。委任状には、委任した旨と委任者と受任者の氏名、住所、委任した日付を記載します。
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経営者交代の費用
経営者の交代手続きをする場合は変更登記申請書や印鑑証明書などを準備しなくてはなりませんが、これらの手続きを行う際には費用が発生します。費用が発生する手続きは以下の3つです。
- 登録免許税
- 代表印作成
- 印鑑証明書の発行
登録免許税は資本金が１億円以下の場合は10,000円、１億円以上の場合は30,000円です。代表印は900円から作成できます。印鑑証明書の発行は1通300円です。
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社内での手続き
経営者を交代する際は、社内向けのお知らせとして社内通知を発行する必要があります。社内通知の発行は、従業員に新たな経営者の就任や組織の変更を知らせる役割を担っています。
社内通知を発行することで従業員は会社の方向性や今後の展望について理解でき、スムーズに経営承継ができるのです。また、社内通知の発行は組織の透明性や情報共有といった観点からも従業員のモチベーションを上げる役割があります。
社内通知の発行以外にも、社内ミーティングを行い新たな経営者とのコミュニケーションや今後の展望を共有することも大切です。ミーティングで従業員からの質問を受け付けることで、今後の方向性が明らかになり従業員が安心して業務に励める環境を整えられます。
このような社内ミーティングは、新たな経営者と従業員との信頼関係を深める点でも有意義なものとなります。
経営者交代で注意すべきポイント
経営者を交代する際には従業員に対して今後の展望や方向性を共有することが大切ですが、そのほかにも注意したいポイントがいくつかあります。以下では、経営者交代の際に注意すべき事項を解説していきます。
取引先へ通知を行う
すでに解説した通り経営者交代の際は社内に通知を行う必要がありますが、取引先に対しても経営者交代の通知を行わなければなりません。新たな経営者や組織の変化を伝えることで、取引先との信頼関係の維持や取引の継続を図りましょう。
通知には新しい経営者の紹介や組織変更についての説明、今後の取引やサポートについての説明、関係の強化の意思表示などを記載します。通知を行うことで、信頼強化や組織変更への理解を深めてもらえるでしょう。
顧客へ通知を行う
経営者が交代する際には日ごろお世話になっている顧客への通知も不可欠です。顧客向けの通知には新しい経営者の紹介や組織変更についての説明、商品やサービスの継続性や品質についての取り組み、顧客への感謝といった内容を記載しましょう。
顧客向けに通知を行うことで、顧客からの信頼を持続させて今後の利益を安定させる基盤作りができます。
登記懈怠に注意する
すでに解説しましたが、経営者が交代してから2週間以内に登記の変更を行わなければなりません。2週間を過ぎてしまうと、ペナルティとして代表者個人が100万円の過料を課せられる可能性があります。このペナルティは登記懈怠と呼ばれています。
参考：役員の変更の登記を忘れていませんか？ 再任の方も必要です｜法務省
関連記事：事業承継における融資制度とは？知っておきたい事業承継ローンについても解説
経営者交代の流れを理解しよう
経営者を交代する場合は、取締役会や株主総会での決議をはじめ登記の変更や登記簿の発行など多くの手続きが必要になります。また、手続きを進める上で変更登記申請書や印鑑証明書などの書類も必要になるため、事前の準備が大切です。
経営者交代後もスムーズに会社を経営できるよう、社内や取引先、顧客に通知を行う必要があります。経営者交代による登記の変更は、2週間以内に行わないと登記懈怠として100万円の過料を課せられる可能性があるため、期限内に手続きを済ませるようにしましょう。
