経費は使わないと損？税金対策に役立つ正しい使い方と注意点を解説

「経費は使わないと損」と言われますが、実際にはどこまでを経費にできるのか、その判断や使い方に迷う方は多いでしょう。経費は正しく使えば税負担を軽くできますが、誤った処理は税務調査の対象にもなりかねません。本記事では、「経費を使わないと損」とされる背景や、経費にできる支出の判断基準、注意すべきリスク、節税に役立つ活用法までを解説します。経費の使い方に不安がある方は、ぜひ参考にしてください。

なぜ「経費を使わないと損」と言われるのか？

事業を行ううえで「経費を使わないと損」と言われるのは、単なる印象論ではなく税務上の明確な理由があります。

経費は課税所得を減らせるから

経費を適切に使えば、税金の対象となる所得を減らすことができます。なぜなら、経費は売上から差し引けるため、結果として利益が圧縮され、課税される金額が小さくなるからです。

必要な経費を使わずにいると利益が大きく計上されてしまい、その分、法人税や所得税の負担が重くなります。必要な支出をためらうことで納税額が増えてしまうのは、本末転倒と言えるでしょう。

税金は「所得」に対して課されるから

税金は、所得に対して課される仕組みです。売上全体に課税されるのではなく、個人の場合は課税所得、法人の場合は益金から損金を差し引いた所得に対して税額が決まるため、経費を正しく計上することで税負担を軽減できます。

経費を使わないままでいると、帳簿上の利益が膨らみ、必要以上の税金を払うことになってしまうでしょう。支出の妥当性を見極めつつ、正しく経費処理することが求められます。

経費として計上できる主な費用とは？

経費といっても、その対象は非常に幅広く、すべての支出が認められるわけではありません。適切に経費として処理するには、勘定科目ごとの特徴とルールを理解しておく必要があります。

これらの費用は、事業活動において必要とされる支出として、一定のルールに則って経費に計上することができます。

ただし、同じ支出でも用途や相手先、使い方によっては経費として認められない場合もあるので注意しましょう。

経費として正しく処理するには、勘定科目ごとの特徴を理解したうえで、証拠書類の保存や支出内容の明確化が重要です。

どこまでが経費になるのかの判断基準

経費になるかどうかは、「事業に直接関係する支出かどうか」で判断します。例えば、業務で使用するパソコンや交通費は経費になりますが、家族との食事代など私的な支出は認められません。

経費性が疑われる場合は、領収書の有無だけでなく、使用目的や支出の合理性を説明できるかが問われます。

税務調査の際にも根拠が求められるため、経費の対象となるかは常に「業務目的かどうか」を基準に判断しましょう。

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経費を正しく使わないと損どころかリスクになる？

経費は適切に使えば節税に繋がりますが、判断や処理を誤ると、かえって経営や税務に悪影響を及ぼすことがあります。経費の使い方で起こり得るリスクについて整理しましょう。

私的利用の支出を経費にすると税務リスクがある

プライベートな支出を経費にすると、税務調査で否認される可能性が高くなります。特に家事費と事業用の境界が曖昧な支出は、合理的な説明が求められます。

不適切な計上が発覚した場合は、過去に遡って追徴課税が発生するおそれもあるため、業務との関係性を明確にしておきましょう。

関連記事：税務調査とは？どこまで・何を調べる？流れや個人・法人の対応方法などについて詳しく解説

証拠書類がないと経費として認められない

領収書や請求書などの証拠書類がなければ、経費として認められない場合があります。たとえ事業上の支出であっても、証憑がないと税務署は経費と判断できません。

口頭説明だけでは不十分であり、後日の税務調査にも対応できるよう、書類を整理・保存しておくことが基本です。帳簿と証憑が一致する状態を維持しましょう。

発生主義に基づき計上する

経費は「発生主義」に基づき、サービスの提供や商品の受領時点で計上する必要があります。

支払日を基準にすると、会計上の「期ずれ」が起き、税務上は経費として認められないケースが発生します。

これにより本来受けられるはずの節税効果を逃す可能性もあるため、計上タイミングには細心の注意が必要です。

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無駄な支出が増えると本末転倒になる

経費を使えば税金が減るとはいえ、無計画な出費は資金繰りの悪化を招きます。必要のない支出まで経費にしようとすると、利益は減っても現金も同時に減少します。

節税と無駄遣いを混同すると、本来の経営安定という目的から外れてしまうため、「必要性」と「費用対効果」を見極める視点が欠かせません。

経費を使って賢く節税するための5つのポイント

経費は正しく使えば税負担を減らす強力な手段になります。無駄なく効果的に節税に繋げるために実践したい以下5つのポイントを紹介します。

1. 決算月・確定申告前に必要経費を洗い出す
2. 少額の経費も漏れなく記録・計上する
3. 支払方法とタイミングを意識する
4. 節税に効果のある支出項目を把握する
5. 専門家にアドバイスをもらいながら判断する

決算月・確定申告前に必要経費を洗い出す

期末前に必要な経費を事前に把握しておくことで、利益の過剰計上を防ぎ、税負担を抑えられるでしょう。

後回しにしてしまうと、申告時に計上漏れが発生し、節税のチャンスを逃す可能性があります。備品の購入や修繕費、サービス契約など、タイミングを見て適切に整理することで、利益の圧縮にも繋がります。

少額の経費も漏れなく記録・計上する

少額の支出でも積み重なれば、年間で大きな金額になります。領収書やレシートをこまめに保管し、帳簿に正確に記録することが重要です。

特に日常的に発生する文房具代や交通費などは見落とされがちですが、きちんと処理すれば立派な節税になります。少額経費を軽視せず、漏れなく管理しましょう。

支払方法とタイミングを意識する

支払方法や契約日によって、経費の計上時期は変わります。期末直前にサービスを受けた場合、未払計上が必要なケースもあります。

支出が翌期にずれ込むと、本来の節税効果を失うおそれがあります。決算前は「いつの経費になるか」を意識し、計上のタイミングを誤らないよう注意しましょう。

節税に効果のある支出項目を把握する

税務上の優遇措置が受けられる支出項目を知っておくことで、効果的な節税が可能です。

例えば、中小企業投資促進税制の対象となる設備投資や、減価償却の特例などは、通常よりも早く経費化できる場合があります。

制度を知らずにいると本来受けられる節税メリットを逃すことになるため、情報収集が欠かせません。

関連記事：中小企業の税制優遇とは？令和5年度の改正内容と活用方法のポイント

専門家にアドバイスをもらいながら判断する

経費の内容やタイミングに迷ったら、税理士などの専門家に相談するのが得策でしょう。独自判断で誤った処理をすると、節税どころか税務調査や否認リスクを招くことにもなりかねません。

専門家の助言を受ければ、適正な経費処理と節税効果の両立が図れます。特に決算や申告直前は、プロの視点が大きな助けになるでしょう。

経費に関するよくある勘違い

経費に関する理解不足から、誤った処理や判断をしてしまうケースは少なくありません。以下に、特に誤解されやすいポイントについてご紹介します。

プライベート利用でも少しでも仕事に関係すれば経費になる？

一部でも私的な要素がある支出は、全額を経費にすることはできません。

事業と私用が混在している場合、業務に使用した割合を合理的に算出して「按分」しなければ、税務調査で否認されるリスクがあります。

例えば、自宅兼事務所の家賃やスマートフォンの通信費などは、業務利用分のみ経費に計上すべきです。曖昧なまま処理すると、追徴課税などの問題を招きかねません。

赤字なら経費を気にしなくてよい？

赤字であっても、経費の記録と処理は適正に行う必要があります。経費計上のルールは赤字でも変わらず、将来黒字になった際に過去の誤処理が影響することがあります。

例えば、未処理の経費があると、将来的に経費計上できずに、余計な税金を負担する可能性があります。経費処理は毎期丁寧に行い、帳簿の整合性を保ちましょう。

売上が増えてきたら無理にでも経費を増やすべき？

売上が伸びたからといって、不要な経費を使うのは本末転倒でしょう。

節税のために経費を使うのは有効ですが、支出自体が無駄であれば、手元資金を減らすだけで経営を圧迫する原因になります。

経費とは「必要な支出」であることが前提であり、単に税金を減らす目的だけで使ってしまうと、資金繰りや利益率の悪化を招きかねません。費用対効果を意識することが重要です。

経費の使い方でお悩みの方は専門家に相談を

経費は正しく使えば節税に繋がりますが、判断を誤ると税務リスクや資金難の原因になります。特に経費の線引きや時期の判断は専門的な知識が必要です。

少しでも不安がある方は、税理士に相談することで正確かつ効率的な経費処理が可能になるでしょう。

小谷野税理士法人は、経費処理や節税に精通した税理士が多数在籍し、中小企業や個人事業主の支援実績も豊富です。「経費を使わないと損かも？」と感じたら、ぜひ一度、小谷野税理士法人にご相談ください。