デジタル化が進む現代、請求書もクラウド会計ソフトやExcelなどを用いた「電子請求書」が主流となりつつあります。しかし、今なお根強い人気を誇るのが「手書き請求書」です。今回は、手書き請求書のメリット・デメリットや適した活用シーン、書き方のポイントや注意点について徹底的に解説します。記事を参考に、自社のスタイルに合った請求書運用を見つけましょう。
目次
請求書とは？手書きでもいい？
自社の商品やサービスの対価の支払いを請求するときに提示する書類です。請求書の形式に法律上の決まりはなく、Excelでの作成、専門ソフトでの作成など、その形式は問われないことが一般的です。もちろん、手書きで作成しても問題ありません。
しかし、対価を正確に受け取る上で、請求書には記載するべき必要事項があります。必要事項が記載されていないと「ビジネス上のマナーを知らない相手だ」と判断され、取引をおこなううえで不利な展開を招く可能性もあるため、注意が必要です。
インボイス請求書は手書きできる？
インボイス制度が導入された後も、請求書を手書きで作成可能です。ただし、インボイスとして認められるためには、適格請求書発行事業者の登録番号など、国税庁が定めている必要な情報をすべて記載する必要があります。
また、手書き領収書を発行する機会が多い小売店や飲食店では、記載項目が簡略化された適格簡易請求書が発行できます。事前に税務署へ適格請求書発行事業者の申請をおこない、領収書のテンプレートを変更しておきましょう。
関連記事：【税理士監修】インボイス制度を簡単に解説！基礎知識・ポイントをゼロから学ぼう
請求書を手書きするメリット
請求書を手書きするメリットについて解説します。
データ改ざんリスクが低い
手書きだと、パソコンで作成した請求書に比べて改ざんされるリスクが低い点がメリットです。パソコンで作成する請求書は決まったフォーマットがあるため、簡単に不正できてしまいます。
また、クラウド上に保存された請求書は、不正アクセスによって改ざんや情報漏洩のリスクもあります。手書きの請求書だと、本人の筆跡を完全に真似することは難しいため、書き換えの対策をしっかりと行えば、改ざんのリスクは低いと言えるでしょう。
パソコンやプリンターのトラブルが起きても対応できる
手書きであれば、パソコンやプリンターなどの周辺機器が故障した場合も請求書の作成が可能です。コンピュータウイルスや電気トラブルの影響を受けにくいのもメリットと言えるでしょう。
パソコンから請求書のテンプレートが出力できないときも、市販の請求書で代用できます。そのときは相手方へ、フォーマットが変わって問題ないか事前に確認を取っておくとスムーズです。
導入コストがかからない
手書きの場合、ソフトやプリンタの購入費、ネット使用料などの初期費用がほとんどかかりません。紙と筆記具さえあれば作成できるため、請求書作成システムやクラウドサービスを導入するよりも、初期コストを大幅に抑えられます。
さらに、ソフトウェアの購入やライセンス費用などのメンテナンスコストも発生しないため、運用コストも抑えられるでしょう。小規模な事業や、請求書の枚数が少ない場合におすすめです。
請求書を手書きするデメリット
反対に、請求書を手書きするデメリットについて解説します。
請求書の作成に時間がかかる
請求書の作成には書く作業、封筒への封入、郵送の手配などの作業があり、手作業の場合は特に時間がかかります。電子化された請求書であれば、宛先情報や自社情報などの同じ情報はコピー＆ペーストで済みますが、手書きの場合毎回書かなければなりません。
もし途中で請求書を書き損じた場合、原則として訂正印や修正テープなどは使えません。そのため、一から書き直して再発行しなければならず、多大な時間と労力がかかります。毎月複数件を発行する場合は、さらに従業員への負担も大きくなるでしょう。
計算ミスや記載ミスのリスクがある
請求書に記載する金額や数量、単価、税表示（内税・外税）の転記ミス・計算ミスなどによる表示間違いは、請求書作成のなかでも特に多い失敗です。手書きの請求書では、誤字や金額の記入ミスといったヒューマンエラーが発生しやすい点がデメリットになります。
請求書には、請求する合計金額だけでなく、税率や品目ごとの記載も必要です。項目が増えれば増えるほど、計算ミスが起こる可能性も高まるでしょう。
管理が困難
紙で請求書を保管する場合、スペース確保が必要です。顧客が多くなればなるほど保管スペースも必要になるため、キャビネット代や、場合によってはレンタル倉庫などの利用が必要で、購入料金やレンタル料金などのコストもかかります。
また保管だけでなく、必要なときにすぐに取り出せるような分かりやすい管理方法も大切です。保管する際に取引先や取引月日ごとに仕分けして保管する必要があるため、負担と感じている企業も少なくないでしょう。
関連記事：請求書の整理や管理で悩んでいるあなたへ！保管方法を徹底解説！
手書き請求書がおすすめなシーン
手書きの請求書を利用するのがおすすめなシーンについて解説します。
小規模な取引
個人客相手のサービス業や中小企業は、いまだに手書きの請求書や注文書を利用している場合があります。「今までこれで問題なかった」「慣れているから使いやすい」などの理由から、紙ベースの運用を続けている場合は手書きがおすすめでしょう。
一時的な取引での請求
イベント出演などの一時的な取引の場合も、手書きの請求書を利用するタイミングでしょう。単発の場合、手書きの方が早くて効率的です。
衣装代・化粧代・ヘアメイク代など、どこまで請求できるのか、契約時に依頼主と契約内容を確認し、正しい金額を請求しましょう。
手書き請求書の記載事項
手書きの請求書は、誰が見ても分かるよう丁寧に作成しなければなりません。請求書で必ず記載する必要があるのは、次の通りです。
- 請求年月日
- 請求書を受け取る事業所名
- 請求者の名称
- 取引内容（明細内容）
- 取引金額
必須ではありませんが、多くの請求書作成で取り入れられている項目は次の通りです。
- 請求書の発行番号
- 振込先の口座情報
- 振込手数料の負担の有無
- 振込期限日
必須項目ではないとしても、振込先の口座情報などは記載項目にしている企業も多いでしょう。どこに入金すればよいか、請求書を受け取る側は必ず確認したい項目です。
請求書をスムーズに作成し、取引先との良好な関係を維持するためには、作成前にいくつかの事項を確認しておくことが重要です。確認を怠ると、後々トラブルに発展する可能性もありますので、しっかりと確認を行いましょう。
関連記事：免税事業者の請求書に消費税の記載はOK？正しい書き方をレクチャー
請求書の書き方のポイント
請求書の書き方について、事前に確認しておきたいポイントを解説します。
取引先に合わせて金額の書き方を変える
取引先に合わせて金額の書き方を変える必要があります。たとえば「￥」と表記する場合もあれば「円」の場合もあります。指定されていない金額の書き方をすると、取引先が金額を間違えてしまうケースもあります。事前に金額の書き方を確認しましょう。
先方に送付先を確認しておく
請求書を作成する際は、先方に送付先をしっかり確認しましょう。間違いなく届けられるよう、複数の部署がある会社は部署名まで確認しておく必要があります。また、誰宛てに送るかも確認する必要があります。
担当者個人に送る際は、フルネームまで確認しておきましょう。
発行日に問題がないか確認
取引先に、請求書の発行日をいつにするべきかあらかじめ確認しておきましょう。請求書を作成しても、提出するタイミングによっては印象が悪くなる可能性があります。提出のタイミングは重要です。
請求書を手書きで作成する際の注意点
請求書を手書きで作成する場合の注意点について解説します。
メール便や宅配便では送らない
請求書は信書に該当するため、宅配便やメール便で送れません。請求書を送付する場合は、原則として普通郵便やレターパックなどを利用しましょう。書留や速達を利用して、安全・迅速に到着するよう手配しておくのがおすすめです。
書き換えられない筆記用具で作成する
請求書を手書きする場合、改ざんを防ぐため、書き換えられない筆記用具を使用しなければなりません。基本的に、読みやすく消えにくい黒色の油性ボールペンなどが推奨されています。鉛筆や消せるインクのペンなどは避けましょう。
余裕を持って送付する
万が一の遅延を避けるため、取引先に指定された送付期日から逆算し、期限の数日前には届くように余裕を持って請求書を送付しましょう。期限までに余裕を持って請求書を発送すれば、取引先との信頼関係を維持できるでしょう。
請求書は手書きか電子どちらがいい？
これまで請求書は、紙の原本を郵送して送付・受領が一般的でした。しかし、請求書もペーパーレス化が浸透してきています。効率性・正確性を重視するなら電子が有利ですが、相手との関係性や個人の業務スタイルによっては手書きも十分に有効です。
ただし、2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行され、電子的にやりとりした請求書などの取引関係書類は、電子データのまま保存することが義務付けられました。これにより、全ての法人と個人事業主が、電子取引のデータ保存に対応する必要があります。
今後、書類のペーパーレス化はますます進んでいくと考えられます。この機会に請求書の電子化を検討してみましょう。基本は電子で、必要に応じて手書きといった併用も可能です。
関連記事：電子帳簿保存法とは？
請求書の手書きは記載内容に注意しよう
請求書の手書きは、IT化が進む今なお一定のニーズを持ち続けている手段です。手書きで作成する場合は、国税庁が定める最低限の情報を記載する必要があります。記載項目の漏れや金額の誤記に十分注意しましょう。
また、手書きで作成した請求書であっても、保存義務や電子帳簿保存法の観点から写しをきちんと保管し、必要に応じてデジタル化するなどの対応が求められるケースもあります。
当事務所では、請求書の発行方法に関するご相談や、帳簿書類の整理・保存に関するアドバイスを行っております。手書きとデジタル、それぞれの利点を踏まえた運用体制を整えることで、日々の業務がよりスムーズかつ正確に行えるようになるでしょう。
業務の実態や取引先の特性に応じて、最適な請求書管理の方法を一緒に考えていきましょう。お困りごとやご相談は、ぜひ「小谷野税理士法人」までお気軽にお問い合わせください。
