外国人従業員の年末調整はどうする？基礎知識と注意点を解説

近年、外国人労働者を雇用する企業が増加しており、年末調整の対応に戸惑う担当者も少なくありません。日本人と同じ手続きでよいのか、どの書類が必要なのか、判断が難しい場面も多く存在するでしょう。結論から言うと、外国人従業員は一定の条件を満たせば年末調整が必要となります。本記事では、外国人従業員の年末調整について、基本的なポイントと注意点についてわかりやすく整理して解説します。

外国人従業員も年末調整は必要？

外国人従業員に対しても、一定の条件を満たせば年末調整が必要です。その判断基準となるのが、「居住者」か「非居住者」かという区分です。

居住者であれば、日本人と同様に年末調整の対象となり、非居住者であれば年末調整は不要です。さらに、滞在期間や在留資格、雇用形態によっても取り扱いが異なるので注意しましょう。

ケースごとに詳しく解説していきます。

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日本に1年以上滞在予定の場合は年末調整が必要

日本に1年以上滞在する予定、または実際に滞在している外国人従業員は、税法上「居住者」とみなされます。居住者であれば、日本国内で得た給与所得に対し、年末調整を行う必要があります。

日本人従業員と同じく、扶養控除や社会保険料控除などを適用し、所得税の精算を行いましょう。採用時や在留カードの確認を通じて、滞在予定期間を把握することが実務上必要です。

留学生・技能実習生も年末調整が必要

「留学」や「技能実習」などの在留資格で働く外国人も、条件を満たせば年末調整の対象です。具体的には、1年以上日本に滞在する見込みがある場合、原則として居住者とみなされます。

企業は、在留カードや扶養控除申告書などを基に、年末調整の手続きを行いましょう。日本語の理解が不十分なケースも多いため、書類記入のサポートが求められる場面もあります。

外国人役員でも住民票があれば年末調整が必要

外国人であっても、国内に住民票があり、1年以上滞在している場合は「居住者」として扱われ、役員報酬も年末調整の対象となります。

役員だからといって年末調整が不要になるわけではなく、日本人役員と同様の取り扱いが求められます。役員報酬に関しても、所得控除や税額控除が適用されるため、扶養控除等申告書の提出や適切な処理が必要です。

滞在期間が短期の場合は年末調整は不要

外国人従業員であっても、滞在期間が1年未満で、かつ短期契約の場合は「非居住者」として扱われます。この場合、日本国内での年末調整は不要となり、所得税は給与の支給額に対し20.42％の一律税率で源泉徴収されます。

非居住者は所得控除などの適用が原則無いため、年末調整による精算処理は行いません。事前に契約期間や入国状況を確認しておきましょう。

外国からの短期出張者は年末調整は不要

海外に本拠地を置く企業からの短期出張者など、数ヵ月のみ日本に滞在する外国人については、原則として非居住者扱いとなり、年末調整の対象にはなりません。たとえ日本で報酬が支払われる場合でも、20.42％の源泉徴収のみで税務処理が完結するでしょう。

ただし、日本での勤務日数や給与支払い元によっては、取り扱いが異なる可能性があるため、個別に確認を行いましょう。

国外に家族がいる場合の扶養控除の取り扱い

外国人従業員の扶養親族が国外に住んでいる場合でも、一定の条件を満たせば扶養控除を受けることが可能です。重要なのは、「親族関係」と「生計を一にしていること」の2点を証明する書類を提出することです。

親族関係書類には出生証明書や婚姻証明書などがあり、日本語訳が必要です。また、送金関係書類として送金明細なども求められます。税務署によっては追加資料の提出が必要となる場合もあるため、事前に確認しておくと安心でしょう。

参考：令和5年1月以後に非居住者である親族について扶養控除等の適用を受ける方へ

外国人従業員の年末調整を行うための準備

外国人従業員の年末調整をスムーズに進めるには、事前の書類準備が重要です。必要な書類とそのポイントを解説します。

在留カードのコピー

外国人従業員が年末調整の対象となるかどうかを判断するには、「居住者か非居住者か」の確認が欠かせません。そのための根拠として必要なのが在留カードです。

在留カードには、在留資格や滞在期間、在留期間の満了日などの情報が記載されており、これらの情報を基に年末調整の可否を判断します。採用時や更新時にコピーを取得し、給与担当部門で管理しておくと手続きが円滑になるでしょう。

マイナンバーの提出

外国人であっても、日本に住所を有している場合はマイナンバーの対象者です。年末調整を行う際には、「給与所得者の扶養控除等申告書」などの書類にマイナンバーを記載する必要があるため、提出を求めましょう。

提出する際、番号確認と本人確認の両方が義務付けられており、在留カードやパスポートなどの提示が必要です。マイナンバーは慎重に取り扱い、厳重な管理体制を整えて対応することが重要です。

扶養控除等申告書の提出

年末調整を行う際には、すべての従業員から「給与所得者の扶養控除等申告書」を提出してもらう必要があります。外国人従業員も例外ではなく、提出がない場合には所得控除が適用されず、本来よりも多くの税額が源泉徴収される可能性があります。

書類の記入内容には、マイナンバーや扶養親族の情報が含まれるため、内容の正確性と記入支援が重要です。必要に応じて翻訳や説明資料を用意しましょう。

親族関係書類・送金関係書類の準備

国外に扶養親族がいる場合、その家族を扶養控除の対象とするには、前述したように、関係性や生計同一性を証明する書類が必要です。

具体的には、出生証明書や婚姻証明書などの「親族関係書類」と、銀行の送金明細や送金控えなどの「送金関係書類」を用意する必要があります。

これらの書類は日本語または翻訳文が必要で、税務署の判断によっては追加の提出を求められることもあるでしょう。また提出期限にも注意が必要です。

外国人従業員の年末調整を行う際の5つの注意点

外国人従業員の年末調整は、日本人と異なる点が多く、思わぬミスに繋がることもあります。ここでは、対応時に特に注意したい5つのポイントを解説します。

1. 居住者・非居住者の区分確認を怠らない
2. 扶養控除の対象者は慎重に判断する
3. 書類の不備や翻訳ミスに注意
4. 非居住者への対応は源泉徴収で完結する場合もある
5. 二重課税防止条約の適用確認も忘れずに

居住者・非居住者の区分確認を怠らない

年末調整の対象かどうかは、外国人従業員が「居住者」か「非居住者」かにより判断されます。この区分によって税制の取り扱いが大きく異なるため、入社時に契約期間や滞在予定期間を明確に確認しておきましょう。

誤った判定をしてしまうと、年末調整を行う必要がない非居住者に対して不必要な処理をしてしまったり、逆に年末調整を行わずに課税漏れが生じるリスクもあるため注意してください。

扶養控除の対象者は慎重に判断する

国外にいる家族を扶養控除の対象とするには、適切な書類を提出してもらう必要があります。親族関係書類や送金関係書類が揃っていなければ、税務署から控除が認められない可能性があるでしょう。

特に翻訳の有無や送金の頻度・金額なども審査対象となるため、従業員任せにせず、企業側でも確認体制を整えておくことが重要です。制度の趣旨を理解し、慎重に適用判断を行いましょう。

書類の不備や翻訳ミスに注意する

外国語で作成された書類には、日本語訳の添付が必要です。不正確な翻訳や不備のある書類は、税務署に受理されないこともあるでしょう。

特に親族関係書類や送金関係書類などは、内容の整合性が求められるため、翻訳精度や記載内容には細心の注意を払う必要があります。できれば専門の翻訳者や社内のチェック担当者による確認を経てから提出するようにし、差し戻しを防ぐ体制を整えましょう。

非居住者への対応は源泉徴収で完結する場合もある

非居住者と判断される外国人従業員には、原則として20.42％の源泉徴収が課され、年末調整の対象ではなく、課税関係は給与支払い時に完結します。

しかし、誤って居住者として処理してしまうと、不要な控除適用や申告漏れに繋がる恐れがあるため、契約形態や滞在日数を踏まえ、社内で「居住者」と「非居住者」の区別を明確にし、実務に反映させましょう。

関連記事：源泉徴収する・しないの基準とは？対象の報酬・給与や計算法を解説！

二重課税防止条約の適用確認も忘れないようにする

外国人従業員の出身国と日本との間に「二重課税防止条約」が締結されている場合、一定の手続きを経ることで課税免除や軽減措置を受けられる可能性があります。

ただし、その適用には届出書の提出や条件の確認が必要です。条約の内容や適用範囲は国によって異なるため、個別対応が求められます。税務処理に不安がある場合は、税理士などの専門家に早めに相談するのが安心でしょう。

外国人従業員の年末調整でお悩みの企業は専門家に相談を

外国人従業員の年末調整は、確認事項が多く、通常の年末調整よりも煩雑になりがちです。在留資格の確認や扶養控除の証明書類、言語の違いなど、企業の担当者だけで対応するには限界があるため、専門家へ相談することで、ミスやリスクを防ぎ、スムーズな年末調整を実現できるでしょう。

小谷野税理士法人は、外国人従業員の年末調整や国際税務に精通しており、多くの企業からの相談実績があります。外国人従業員の年末調整でお悩みの企業は、小谷野税理士法人にご相談ください。