2024年の法改正によって、すべての事業者に電子帳簿保存法への対応が求められるようになりました。中でも、電子取引に関する保存義務は紙保存が原則不可となり、実務対応を怠るとペナルティの対象となる可能性もあります。本記事では、制度の基本からシステム要件、実務対応までを徹底解説します。電子帳簿保存法が改正されてからどのように実務対応すべきか、またシステム要件の見直しでお悩みの方はぜひご覧ください。
目次
【電子帳簿保存法とは？】制度の概要と背景をわかりやすく解説
電子帳簿保存法（電帳法）とは、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存するためのルールを定めた法律です。これにより従来は紙での保存が義務付けられていた書類を、電子データで保存できるようになりました。
目的
電子帳簿保存法の目的は、企業の帳簿・書類の電子保存を可能にして業務効率化と税務手続のデジタル化を推進する点にあります。従来の紙保存では管理や保管コストがかさみ、検索性も低いという課題がありました。
近年ではDXの流れを背景に、企業の経理体制の見直しが求められています。この法律では一定の条件を満たせば帳簿や書類の電子保存が可能になるため、業務の効率化が期待されているのです。
導入の背景
背景にあるのは、社会全体のデジタル化と国税庁の業務効率化のニーズです。紙ベースの帳簿管理は非効率であり、企業も税務当局も負担が大きいという課題がありました。
さらに電子取引が増加する中で、従来の紙保存義務では対応できなくなったため、法改正が進められてきたという背景があります。
結果として紙に頼らない帳簿・書類管理が税務面でも認められるようになり、事業者のIT対応がより重要となったのです。
紙保存との違いと電子保存のメリット
最大の違いは「検索性」と「保管スペースの不要さ」です。電子保存では特定の情報をすぐに検索できるため、紙のように大量保管の場所を確保する必要がありません。また、システムによっては改ざん防止や履歴管理も可能で、業務の信頼性も向上します。
税務調査でもデータ提出がスムーズになり、対応コストが抑えられるメリットもあります。企業規模に関係なく、今後は必須となる保存方法となるでしょう。
関連記事：電子帳簿保存法とは？
電子保存が必要な帳簿・書類とは？
続いて、電子保存が必要な帳簿・書類について解説します。
電子帳簿保存の対象となる帳簿類
電子保存の対象となる帳簿は、以下が挙げられます。
- 国税関係帳簿…仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳など
- 国税関係書類…貸借対照表・損益計算書・試算表など
これらは、税務調査時に会社の取引内容を確認するための基本資料となるため、保存義務があります。
これらを電子データのまま保存する場合には、システム要件や社内ルールを満たす必要があります。紙で出力して保存する従来の方法と異なり、電子保存では記録の真正性や可視性が重要となるでしょう。
スキャナ保存・電子取引の対象書類
スキャナ保存と電子取引では、対象となる書類と要件が異なります。スキャナ保存は、領収書・請求書など紙で受け取った書類をスキャンし保存する制度です。一方、電子取引保存は、メールやクラウドを通じて授受したPDF・データなどをそのまま保存するものです。
この違いを把握せずに保存方法を誤ると、青色申告の承認取消などのリスクにつながるため注意しましょう。
保存義務期間
保存期間は、原則として帳簿・書類ともに7年間（場合によっては10年間）です。これは税務調査において過去の申告内容の正当性を証明するために必要な期間とされています。
電子保存であってもこの保存期間は変わらず、かつ税務署から求められたときに即時にデータを提示できる管理体制が求められます。
システム要件とは何か？電子帳簿保存法で満たすべき具体的な要件
システム要件とは、システムがどのような機能や性能を備え、どのような条件で動作すべきかを明確にするための基準です。システムの機能、性能、品質、セキュリティ、運用など、開発すべきシステムに対する全ての要件を指します。
以下では、電子帳簿保存法においてシステム要件が求められる理由や必要な要件について解説します。
システム要件が求められる理由
電子帳簿保存法でシステム要件が定められているのは、保存データの「真正性」「可視性」「検索性」を確保するためです。紙とは異なり、電子データは改ざんや削除が容易なため、一定の技術的・運用的ルールに基づいた管理が求められます。
これにより税務調査でも信頼性のあるデータとして認められ、青色申告の特典が守られます。システム対応は、単なる保存手段ではなく信頼性確保のための仕組みと言えるでしょう。
電子帳簿保存法で必要なシステム要件
電子帳簿保存では、入力後の訂正削除履歴の記録、一定の検索機能、画面表示・出力機能が求められます。
またスキャナ保存では、タイムスタンプの付与や読み取り情報の正確性確保が必要です。電子取引の保存では、検索機能（取引日・金額・取引先など）や改ざん防止措置（タイムスタンプ・電子署名など）が要件となります。
要件を満たさなかった場合のリスクと影響
システム要件を満たさないまま電子保存を行うと、税務上その帳簿・書類が「保存されていない」と見なされるリスクがあります。特に青色申告の承認取消や重加算税の対象になるおそれがあり、事業者にとって大きなダメージとなり得ます。
また税務調査時に指摘を受けた場合、過去に遡って紙での保存を要求されるケースもあるので要注意です。
システム要件を導入する際のポイント
続いて、システム要件を導入・活用する際のポイントについてまとめました。
対応すべき保存区分を明確にする
自社が電子帳簿保存法のどの区分に対応すべきかを明確にすることで、無駄のないシステム選定が可能です。保存区分は「電子帳簿」「スキャナ保存」「電子取引」の3つで、対象となる書類や求められる要件が異なります。
例えば電子取引だけの対応であれば、検索機能付きの簡易ツールで十分な場合もあります。業務内容と照らし合わせて対応範囲を的確に把握しておけば、導入コストと運用負担をうまく抑えられるでしょう。
自社に合った形式にする
自社のIT環境や人員体制に合わせて、最適なシステム方式を選ぶことが成功の鍵です。クラウド型は導入コストが低く、保守の手間も少ないため中小企業に向いています。
一方、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れ、大企業や高セキュリティを要する業種に適しています。システムの使いやすさだけでなく、将来の業務拡大や法改正対応も視野に入れ、自社にフィットする方式を選定しましょう。
無理のない範囲で無料ツールも活用できるようにする
中小企業や個人事業主であれば、無料または低コストのツールで要件を満たすことも十分可能です。例えば国税庁が推奨するソフトやExcelのタイムスタンプサービスを組み合わせれば、検索性や改ざん防止措置を確保できます。
費用をかければ良いというわけではなく、要件を満たしているかが電子帳簿保存法を遵守する上で大切なポイントとなります。業務規模に見合った現実的な対応を取り、効率的かつ確実な対応を心がけましょう。
関連記事：電子帳簿保存法におけるタイムスタンプ
2022年の法改正で変わった2024年以降の実務対応
2022年の法改正により、電子取引の保存義務がすべての事業者に適用されました。ここでは、最新の保存ルールと実務対応のポイントを整理します。
2024年以降の電子取引保存を義務化する
2024年以降、電子取引の保存はすべての事業者に義務化されました。メール添付の請求書やクラウド発行の領収書はデータのまま一定の要件を満たして保存する必要があります。
これまで猶予措置があった小規模事業者も対象となるため、今やすべての企業・個人事業主が対応すべき制度です。紙ベースの保存体制の場合はルールを見直す必要があるでしょう。
猶予措置の終了に合わせて運用を見直す
電子取引保存における猶予措置は、2023年末で終了しています。これまでは対応が間に合わない事業者に対し「紙保存可」とされていましたが、現在は認められていません。そのため、改正内容を踏まえた運用体制の見直しが求められます。
例えば受領したPDFデータは都度フォルダ保存するだけでなく、検索機能や改ざん防止措置を講じる必要があるでしょう。
日々の保存ルールをルーティン化する
電子取引保存は、単発対応ではなく継続的な運用体制の整備が成功のカギを握ります。まずは日常的にデータ保存と管理をルーティン化する仕組みを作りましょう。
取引日・取引先・金額などでファイル名を統一したり、クラウド上の保存ルールをマニュアル化するなどを検討してみてください。こうしたルールがあれば法令遵守だけでなく、業務効率の向上にもつながります。
関連記事：インボイス制度と電子帳簿保存法
電子帳簿保存法を運用するための対策
電子帳簿保存法の対応は、一度限りではなく継続的な運用が求められる分野です。ここでは、電子帳簿保存法をどのように運用していくべきかについて解説します。
制度理解と実務運用を両立させる
電子帳簿保存法への対応では、制度の理解と現場の実務運用を両立させるのが最重要課題です。なぜなら、制度上の要件を正しく把握していても、それが現場で運用可能でなければ意味がないためです。
具体的には、保存要件を満たすファイル名のルールや、検索機能付きの保存方法を業務フローに落とし込む必要があります。税理士などの専門家の助言を得ながら対応を進めれば、継続的に法令対応がしやすくなるでしょう。
自社対応と外部支援のバランスを取る
電子帳簿保存法への対応は、自社だけで完結させる必要はなく、外部支援をうまく活用するのもひとつの手段です。制度への対応には専門知識が求められ、すべてを社内リソースで対応するのは非効率になりがちです。
税理士と連携し法的要件の整理を行い、システム導入はITベンダーに委託するなど、役割分担を明確にすれば、スムーズな導入が可能です。内製と外部連携の最適化を図り、業務の効率性を向上させましょう。
法改正のアップデートに継続的に対応する
電子帳簿保存法は定期的に改正されるため、継続的な情報収集と見直しが欠かせません。制度が一度整っても、改正で要件が変われば運用も更新が必要になります。
もし検索要件の緩和や新しい保存方式の導入などが行われた場合、最新情報をもとに対応フローやシステム設定を見直さなくてはいけません。税理士などの専門家との定期的な連携も駆使して、アップデートにも柔軟に対応できる体制を構築しましょう。
関連記事：令和６年１月からの電子帳簿保存法（電子取引データの保存方法）について
まとめ
電子帳簿保存法への対応は、単にシステムを導入すれば終わるものではなく、日常業務に根づかせていく体制づくりが重要です。特に2022年の法改正によって、電子取引データの保存義務が厳格化された今、正しい理解と計画的な対応が求められます。
税理士の支援を活用しつつ、自社に合った保存ルールや運用を確立すれば、法令遵守と業務効率の両立が実現できるでしょう。
小谷野税理士法人では、電子帳簿保存法の最新保存ルールに詳しい税理士が在籍しています。「電子保存のやり方に不安がある」という方は、お気軽に一度小谷野税理士法人にご相談ください。
