納品書は領収書の代わりになるのでしょうか？商品やサービスの納入と併せて受け取るのが、納品書です。納品書は取引の事実を証明できる書類ですが、経費の精算時に必要な代金の授受を証明できるわけではありません。この記事では、納品書が領収書の代わりとして使えるのか、両者の違い、さらには領収書の代用となる書類まで解説します。正しく経費精算をするために、役立ててみてください。
目次
納品書を領収書の代わりにできるケース・できないケース
経費の精算時に、納品書を領収書の代わりとして使用できません。それは、領収書と納品書では発行の目的が異なるからです。ここでは、納品書を領収書として代用できない理由、代用が可能なケースについて紹介します。
納品書が領収書の代わりにできるケース
納品書でも、領収書の役割を兼ねている書類である「納品書兼領収書」であれば、領収書の代わりとして使用できます。
領収書としての効力を持つには、「代金支払い済」であることが明記されていることです。納品書でも、領収書の役割を備えていれば、代金授受の証明書として使えるはずです。
代金授受の証明となる納品書兼領収書を受け取れるのは、商品やサービスの受け取り時に代金を支払う、もしくは代金を前払いしている場合です。
信頼関係にある企業間の取引は、商品やサービスを事前に受け取り、後日代金を支払う掛け取引が一般的です。商品やサービスが納入された時点で納品書を受け取り、後日、代金を支払った際に領収書を受け取ります。
そのため、掛け取引で商品やサービスを事前に受け取っている場合は、納品書兼領収書を受け取るのは難しいでしょう。
納品書が領収書の代わりにできないケース
納品書は、商品やサービスの提供を証明する書類であるため、領収書の代わりにはなりません。それは、経費を精算するときは、代金の授受があったかを証明するための書類が必要だからです。
経費を精算するとき、もしくは税務調査が入ったときは、お金の流れを把握するために領収書の金額を参考にします。そのため、納品書では代金の授受についての証明が不十分であるため、経費精算時の書類に適さないのです。
納品書を経費精算時の証明書類としていた場合、税務調査が入ったときに経費として認めてもらえない可能性が高いでしょう。
関連記事：【税理士監修】インボイスの領収書の書き方は？見本やテンプレート、登録番号なしの場合は？
納品書と領収書の違いを正しく理解
納品書は領収書の代わりにはなりません。正しく経費を精算するためにも、納品書と領収書の違いについて理解が必要です。
納品書とは
納品書は、商品やサービスの納入時に受注側が発行する書類です。納品書を発行する目的は、発注した商品やサービスが、納入されたもので間違いないかを確認するためです。
正しく納入されているかをチェックするため、納品書には以下の情報を記載します。
- 納品日
- 納品した商品、サービス
- 数量
- 金額
納品書にも商品やサービスの金額が明記されていますが、これだけでは代金授受を証明できません。また、納品書は、法律上の発行義務はありませんが、商品やサービスを正しく顧客に提供するために、重要な役割を果たしています。
領収書とは
領収書は、商品やサービスを提供し、その代金を受け取ったことを証明するための書類です。原則、代金の受け取りを確認してから発行されます。
代金の授受を証明するために、領収書には以下の項目が記載されます。
- 発注側の名前もしくは企業名
- 購入年月日
- 購入金額
- 商品、もしくはサービス名
- 受注側の名前もしくは企業名（発行元）
- 但し書き
領収書も、納品書と同様に法律上の発行義務はありません。サービスや商品の購入者と販売者双方が合意していれば、発行しなくても問題ないでしょう。
しかし、購入者から領収書の発行を求められた場合は、領収書を発行する義務が発生するため、速やかな対応が必要です。
業務上必要な経費であることを証明するためには、代金の授受を証明できる領収書が必須です。そのため、領収書がない経費の精算は、支払いの事実を確認できないことから、税務調査時に経費として認められない可能性が高いでしょう。
また、領収書は、税法では7年、商法では10年と法律で保存期間が定められています。税務調査が入ったときに、経費について妥当な説明ができるように、領収書の適切な保管が求められます。
関連記事：個人事業主が確定申告で経費にできる勘定科目について
領収書の代わりになる書類
納品書は商品やサービスの確認として使用するため、代金の支払いを証明できません。そこで、領収書の代わりとして使用できる書類について紹介します。
レシート
代金を支払った際に発行されるレシートは、代金の授受を証明できる書類の一つです。経費を精算するときは、必ずしも領収書が必要というわけではありません。
下記の項目が記載されていれば、レシートも支払いを証明する書類として使えます。
- 発行日
- 発行元（店名や企業名）
- 支払いの内訳
- 金額
レシートも領収書と記載内容がほぼ同じであるため、支払いの証明として使える可能性が高いです。また、レシートは印字で、手書きの領収書よりも改ざんされにくいため、信頼性が高いと評価されることがあります。
領収書の宛先は本来、支払いをした個人名や企業名を明記するのですが、宛名が「上様」とされていたり、支払いの内訳が「お品代」と省略されていたりすると、信頼性に欠けるからです。
また、領収書は手書きのものがほとんどであるため、内容を書き換える改ざんや偽造が行われる場合があります。
ただし、レシートでは代用できないこともあるため、注意が必要です。それは、企業によっては経費精算時の書類として、レシートではなく領収書を指定していることがあるからです。
また、交際費や金額の大きいものの支払いをしたとき、レシートよりも領収書の方が証明書類として適していることがあります。
支出の内容を明確に分かるようにしておかないと、第三者が領収書をチェックしたときに、経費として認められないことがあるからです。
クレジットカードの利用明細
クレジットカードの利用状況を確認するために発行される利用明細も、支払いの事実を証明できる書類で、領収書の代わりとして使えます。
法人カードなど、クレジットカードで経費を支払っている場合は、利用明細書をWEB上で確認でき、ダウンロードも可能です。
電子マネーや交通系ICカードなどの利用履歴
現金ではなく、利用履歴が残る手段で支払った場合は、その利用履歴を領収書として使えます。以下の取引の利用履歴が該当します。
- 交通系のICカードを使って公共交通機関を利用した
- ETCカードを使って高速道路の利用料金を支払った
- 電子マネーでものやサービスを購入した
そもそも公共交通機関の利用時は領収書を発行してもらえません。また、業務に必要なものを購入したときに領収書をもらい忘れることもあるでしょう。利用履歴が支払いの証明となるため、経費精算時に支払いの証明として使えます。
関連記事：電子マネーの経費処理方法は？勘定科目や領収書の取り扱いについて
支払い完了メール
通販で商品やサービスを購入した場合、支払いが完了したというお知らせメールが来ますが、そのメールも領収書の代わりにできます。
近頃は、商品発送時に紙の領収書を同封せず、電子領収書を発行する通販サイトが増えています。電子領収書や支払い完了メールでも問題ないことが多いのですが、紙の領収書が必要な場合は、購入先に領収書の発行を依頼しましょう。
冠婚葬祭関連の書類のコピー
冠婚葬祭における出費は、領収書をもらえないことがほとんどです。そこで、以下の書類を、領収書として代用できます。
- ご祝儀袋、香典袋のコピー
- 招待状や招待メール（結婚式やパーティー）
- 香典返しのあいさつ状
上記のように、支払いの証明が難しいケースについては、出金伝票を作成することも効果的です。冠婚葬祭、パーティーなどの事実があったことを証明できるように、上記の書類と併せて、出金伝票を作成しましょう。
出金伝票
冠婚葬祭での出費、公共交通機関を利用したときなど、領収書を受け取れないときは、出金伝票で対応しましょう。出金伝票には以下の項目を明記します
- 支払いがあった日付
- 支払い先
- 出費の内容に適した勘定科目
- 摘要
- 金額
出金伝票について、形式など法的な決まりはありませんが、出費の事実を明確にするために、必要な項目を記載しておくことが大切です。
無料で利用できる出金伝票のテンプレートなどもあるため、必要に応じて活用してみましょう。
銀行の振込明細
銀行が発行する振込明細書も、領収書として代用できます。商品やサービスを購入した際に、銀行振り込みをした場合、明細書には支払い先や支払い元、金額が明記されているからです。
参考：国税庁 No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書
納品書や領収書をインボイスとして扱う際のポイント
2023年10月1日から導入されたインボイス制度により、仕入税額控除を適用するためには納品書や領収書も必要条件の記載が不可欠です。ここでは、納品書や領収書をインボイスとして扱う際のポイントについて説明します。
請求書・納品書・領収書全てがインボイスに対応する必要はない
ものやサービスを購入したとき、企業間での取引で発行される請求書、納品書、領収書の全ての書類がインボイスに対応する必要はありません。
請求書、納品書、領収書の複数の書類で、必要な記載事項を確認できれば、それらを一つのインボイスとして扱えるからです。
参考：国税庁 消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するＱ＆Ａ
インボイスの必要な記載事項を把握する
インボイスとして扱うためには、下記の記載事項を満たさなくてはいけません。
- インボイス発行事業者の名称（氏名）
- インボイス登録番号
- 取引が発生した年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目が含まれる場合はその旨を記載）
- 税率ごとに分けて合計した対価の額と適用税率（税込か税抜を明確にする）
- 税率ごとに区分した消費税額
- 交付を受ける事業者の名称
仕入税額控除を適用するためにも請求書、納品書、領収書といった書類に必要な項目が記載されているかをしっかりと確認してください。
電子帳簿保存法の要項に従う必要がある
インボイスとしての要件を満たす書類を受け取った場合、もしくは発行した場合はその控えを電子帳簿保存法に従って保存しなくてはいけません。
近年は、納品書、請求書、領収書といった書類を電子データで取引する機会が増えています。電子帳簿保存法の改正により、2024年1月1日以降は、電子取引で扱った書類は、電子データとして保存することが義務化されました。
受領したインボイス、もしくは発行したインボイスの控えは、7年間の保存義務があります。保存期間ですが、書類の発行日ではなく、書類の交付日が属する課税期間の末日の翌日から2カ月を経過した日から7年であることに注意してください。
関連記事：【税理士監修】インボイスの領収書の書き方は？見本やテンプレート、登録番号なしの場合は？
まとめ｜納品書は領収書の代わりにならない！違いを理解し適切な対応を！
納品書は、原則、支払いの事実を証明する領収書の代わりにはなりません。納品書は、商品やサービスが注文した内容と一致しているかを確認するため、領収書は代金を受け取ったことを証明するために発行されるからです。領収書がないときは、レシートや他の書類で代用できる場合があります。適切な書類で、正しく経費精算しましょう。
