「登記」という手続きには、不動産登記と商業登記の2種類があります。不動産登記については耳にしたことがある方も多いかもしれませんが、会社などの法人の情報を登録・変更する際には商業登記を申請する必要があり、法律で義務付けられています。そして、会社を設立する際に最初に必要となる登記が会社設立登記です。では、実際に会社設立登記はどのように進めていけばいいのか、申請方法や費用について詳しくご紹介していきます。
目次
会社設立登記（法人登記）とは
会社設立登記とは「商号」「本店所在地」「目的」「資本金の額」「役員の氏名」などの登記事項を法務局に申請し、商業登記簿に記載されることで会社として成立させるための登記のことを指します。会社などの法人は設立登記を行うことによって初めて成立し、これは人間でいうところの出生にあたります。よって、会社を設立するためには必ず会社設立登記を申請しなければなりません。
会社設立登記（法人登記）の目的
会社設立登記を行う目的としては、会社の情報を公示することによって社会的信用度の維持を図るとともに、安全で円滑な取引に資することとされています。会社設立登記が完了すると、法務局で登記事項証明書を取得することにより、誰でもその会社の登記情報を閲覧することが可能になります。
会社設立登記（法人登記）が必要となる形態
会社設立登記を申請する必要があるのは、株式会社や合同会社だけではありません。その他の持分会社はもちろん、一般社団法人や一般財団法人、学校法人なども設立登記を行う必要があります。なお、会社法の改正によって特例有限会社を新たに設立することはできなくなっています。
会社設立の流れ
会社概要の決定
会社を設立するにあたり、まずは会社の根幹となる事項を決定していく必要があります。「商号」「本店所在地」「目的」「発起人」「役員に関する事項」「資本金の額」などが会社の概要にあたります。どんな会社にしたいか、事業の性質に応じて慎重に検討していきましょう。
法人用の実印の用意
法人用の印鑑は「実印」「銀行印」「認印」の3種類を用意することが一般的です。特に実印は、融資を受ける際や会社所有の不動産を売却する際などに必要となります。設立登記を申請するまでには用意しておくようにしましょう。
定款の作成と認証
定款とは、会社の根本規則が記載された書類のことであり、「会社の憲法」とも呼ばれる重要な書類です。定款に記載すべき内容は「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3つに分別されており、絶対的記載事項の記載が漏れている定款は法律上無効となってしまいます。設立する会社形態によって絶対的記載事項は異なるため、必ず事前に確認してから作成するようにしましょう。
また、株式会社を設立する場合には作成した定款を公証役場へ提出し、公証人から定款認証を受ける必要があります。本店所在地の都道府県に所属する公証役場であれば、どこで認証を受けても構いません。資本金の額によって認証手数料は変わるため、費用についても事前に確認しておきましょう。
資本金（出資金）の払い込み
定款の作成・認証を終えたら、定款に記載された出資者が資本金の払い込みを行います。この段階では法人名義の口座を開設することができないため、代表者の個人口座が入金先となります。入金を終えたら、通帳の表紙、口座番号や支店名が記載されたページ、出資の内容が記載されたページをコピーし、代表者が作成した払込証明書と合綴すれば完了です。
登記申請書の作成と法務局での申請
添付書類の用意が完了したら、法務局へ提出する設立登記申請書を作成します。申請書を整え、添付書類とともに本店所在地を管轄する法務局へ提出すれば申請完了です。特に不備が無ければ、申請から3～10日程度で会社設立登記の審査が完了します。書類に不備があれば法務局から補正連絡が入り、場合によっては再度法務局へ出向かなければならないので注意しましょう。
会社設立登記（法人登記）に必要となる書類
定款（謄本）
会社設立登記を申請するにあたり、定款は必ず提出する必要があることを覚えておきましょう。また、公証役場で定款認証を受けた場合には定款の謄本を発行してもらうことができます。なお、謄本とは原本の内容をそのまま写して作成した文書のことを指し、1通は必ず自社で保管しておくようにしましょう。
設立登記申請書
法務局へ設立登記を申請するためには、所定の事項を記載した申請書を作成する必要があります。書式や記載例については、法務局のホームページで閲覧することが可能です。ご自身で申請書を作成する際は参考にしてみてください。
登録免許税納付用台紙
登記申請を行う際には、登録免許税を納付しなければなりません。例えば、株式会社を設立する場合には「資本金の額×0.7%または15万円のどちらか高い金額」の登録免許税が課せられます。郵便局などで収入印紙を購入し、A4の台紙に貼り付けることで提出します。なお、納付の際は消印をしないよう注意しましょう。
代表取締役の就任承諾書
役員に就任することを承諾した旨の記載がされた書類を、就任承諾書と呼びます。代表取締役の就任承諾書を添付する必要があるケースとしては、取締役会の決議や取締役の互選によって選定された場合が挙げられます。取締役が1人の場合、作成する必要はありません。
取締役の就任承諾書
取締役に就任したことを承諾する旨を記載し、個人の実印を押印したものを印鑑証明書とともに提出する必要があります。なお、取締役が複数選任されているケースでは、それぞれ就任承諾書を作成する必要があるため注意しましょう。
監査役の就任承諾書
監査役とは、取締役の職務や会計について監査することを職務とする役員のことを指します。機関設計によっては監査役の設置が義務付けられており、取締役と同様に就任承諾書の添付が必要です。
発起人の同意書
発起人の同意書とは、一定の事項を定款に記載していない場合に、発起人がその詳細について同意する旨の記載がされた書類のことを指します。例えば、本店所在地に関して定款では最小行政区画までしか記載していない場合において、発起人の同意書に番地などの詳細を記載して提出する必要があります。
取締役の印鑑証明書
取締役個人の印鑑証明書も必要となります。株式会社の場合は、定款認証の際に使用した印鑑証明書をそのまま流用することが可能です。なお、取締役が複数いる場合には全員分の印鑑証明書が必要となるため注意しましょう。
印鑑届書
会社設立登記の申請と併せて、会社の実印を登録するための印鑑届出書も提出します。その際に、印鑑カード交付申出書も提出しておくことで受け取りの手続きがスムーズになります。
資本金（出資金）の払込証明書
資本金の払い込み手続きに関する項にて述べた通り、通帳のコピーと払込証明書を合綴した書類が資本金の払込証明書となります。なお、各ページには会社実印にて契印を行うことも忘れないようにしましょう。
登記する事項を記載した別紙または記録媒体（CD-Rなど）
設立登記申請書に記載する内容のうち、商業登記簿に記載される登記事項については別途CD-Rなどの磁気ディスクに記録して提出することが可能です。事業の目的など、事業形態によっては登記事項が膨大になり、申請書に記載することが非効率となる場合があります。法務局も磁気ディスクを利用した申請方法を推奨しているため、事前にホームページを閲覧して規格などを確認しておきましょう。
会社設立登記（法人登記）の申請方法
オンライン申請
登記・供託オンライン申請システム「登記ねっと 供託ねっと」を利用することによって、登記をオンライン申請することが可能となっています。管轄の法務局が自宅から離れている場合や、法務局の業務取扱時間内に出向くことが難しい場合に便利なシステムです。しかし、オンライン申請をするためには電子証明書を取得しておく必要があるなど、事前に環境を整えておかなければ利用することができません。
郵送申請
法務局へ出向くことが難しく、オンライン申請も利用することができない場合には、書面を郵送にて申請する方法もあります。郵送の場合、書類が法務局に到着した日が申請日となります。設立登記申請日=会社設立日として登記されるため、設立日にこだわりがある場合には必ず日時指定をしてから発送するようにしましょう。
法務局窓口での申請
本店所在地を管轄する法務局の窓口に書類を持参し、設立登記を申請することも可能です。その日に登記申請を確実に行いたい場合には、窓口での申請を行うことをおすすめします。なお、登記が無事完了した場合には、特に法務局から完了の連絡はありません。完了を確認する際には、法務局で登記事項証明書の取得を行いましょう。
会社設立登記（法人登記）で注意すべきこと
会社設立登記の申請には様々な手続きと添付書類を要するため、書類に不備が見つかるケースがあります。必要事項の記入漏れや実印の押印漏れ、商号や本店所在地が正確に記載されているかなど、申請する前にもう一度確認してから提出するようにしてください。もし法務局から補正連絡が入った場合、余計な時間と手間がかかるため入念に確認しておきましょう。
会社設立で法人登記を行う方法がわからない場合は専門家への相談も検討
これまで述べてきた通り、会社設立登記を申請するためには様々な手続きと必要書類を用意しなければなりません。しかし、創業時は多忙で登記手続きに時間を割くことが困難という方も多いのではないでしょうか。会社設立登記について不安な場合は、専門家へ相談することでスムーズに手続きを進めることが可能です。会社設立登記の手続きがよくわからない場合や、多忙で時間に余裕がない場合は、一度検討してみることをおすすめします。
