会社を設立することで、社会的信用度や節税効果などの様々なメリットを享受することができます。しかし、設立手続きに必要な書類や手順がよくわからないという方も多いのではないでしょうか。設立登記に必要な書類は多岐にわたるため、余裕を持ったスケジュールを組む必要があります。ここでは、会社設立に必要な書類や手順について詳しく解説していきます。
目次
株式会社を設立する際に必要な書類まとめ
定款
定款とは、会社の根本規則が記載された書類のことを指し、会社設立時には必ず作成する必要があります。内容としては、記載しなければ定款として無効となる「絶対的記載事項」や、記載しなければ効力が発生しない「相対的事項」、必ずしも定款に記載する必要はない「任意的記載事項」の3つがあります。絶対的記載事項にあたるものは「商号」「目的」「本店所在地」「設立に際して出資される財産の価額もしくは最低額」「発起人の氏名および住所」「発行可能株式総数」となります。
株式会社の場合、定款を作成し終えたら公証役場にて認証を受ける必要があります。認証を受けなければ設立登記申請の際に添付することができないため注意しましょう。
発起人の決定書
発起人の決定書とは、定款に本店所在地の詳細を記載していない場合にのみ作成する必要がある書類です。定款に記載する本店所在地は「何県何市に置く」といった最小行政区画までの記載で足ります。よって、番地まで含んだ住所を定款に記載していれば、こちらの書類は不要となります。
印鑑届出書
印鑑届出書とは、作成した会社印を法務局に届け出ることで、実印として登録するための書類です。会社実印は、不動産売買や金融機関から融資を受ける際などに使用します。会社設立を行う際は、印鑑の作成も忘れず行うようにしましょう。
登記申請書
会社は設立登記を申請することによって成立し、これは人間でいうところの出生にあたるものです。設立登記申請書には、商業登記簿に記録される事項を記載していきます。登記申請書に記載された内容が法務局で審査され、添付書類などにも不備がなければ登記完了となります。
登録免許税納付用台紙
会社設立の登記を申請する際には、登録免許税を納める必要があります。株式会社の場合「資本金の額×0.7%」または「15万円」のどちらか高い金額を納付しなければなりません。登録免許税分の収入印紙を購入し、台紙に貼り付けて提出することで納付完了となります。
資本金の払込証明書
定款に記載された出資者が、間違いなく出資を完了していることを証明するための書類です。代表者個人の口座にそれぞれが払い込みを行い、出資者の名前と金額が記載されたページをコピーします。通帳の表紙と口座番号などが記載された個人情報欄もコピーし、代表者が作成した払込証明書と合綴することで書類の作成は完了となります。
代表取締役の就任承諾書
発起人2名以上で会社設立を行い、設立時代表取締役を定めた場合のみ添付が必要な書類となります。取締役は原則として各自が会社の代表権を有していますが、1人が代表権を有すると定めた場合のみ代表取締役として登記されます。就任承諾書には個人の実印を押印するため、印鑑証明書の用意も必要となります。
取締役の就任承諾書
設立時取締役に就任することを承諾したことを証明する書類となります。記載が必要な事項は「設立時取締役の住所・氏名」「日付」「商号」「設立時取締役に就任することを承諾する旨」となっており、設立時取締役の実印での押印が必要です。
監査役の就任承諾書
取締役3名以上で組織される「取締役会」を設置する会社で、かつ株式の譲渡制限規定がある非公開会社の場合、監査役または会計参与の選任が必須となります。記載する内容については取締役の就任承諾書と特に相違はありませんが、押印は認印で構いません。ただし、住民票などの本人確認証明書を別途添付する必要があるため注意しましょう。
取締役の印鑑証明書
発起人1人で会社設立を行う場合、定款認証の際に使用した印鑑証明書を流用して構いません。設立時取締役が複数人いる場合は全員の印鑑証明書を用意しておきましょう。ただし、取締役会を設置する場合には、設立時代表取締役の印鑑証明書を添付すれば足ります。
登記事項を記録した磁気ディスク
登記すべき事項の内容を記載したファイルを作成し、CD-Rなどの磁気ディスクに記録したものを提出します。こちらは紙媒体で作成することも可能ですが、データで作成するほうが効率的であるため、法務局も磁気ディスクでの提出を推奨しています。
合同会社を設立する際に必要な書類まとめ
定款
合同会社を設立する場合にも定款は必ず作成する必要があります。絶対的記載事項は「商号」「目的」「本店所在地」「社員の氏名・住所」「社員全員が有限責任社員である旨」「社員の出資の目的およびその価額または評価の基準」の6つとなっています。また、合同会社の場合は公証役場での定款認証が不要となっている点が、株式会社との大きな違いです。
合同会社設立登記申請書
定款で決定した事項を登記申請書に記載していきます。書式や記載例については法務局のホームページにも掲載されているため、事前によく確認しておきましょう。
印鑑届出書
合同会社の設立の際にも、会社の実印を届け出るために印鑑届出書を提出する必要があります。こちらも設立時社員が複数選任され、各自代表の場合は社員の人数に応じて印鑑を登録することが可能です。
資本金の振込証明書
代表社員の口座に資本金を払い込み、出資額と出資者の情報が記載されたページをコピーします。以降の手順については、株式会社と同じ要領で進めていくことで手続き完了となります。
代表社員就任承諾書
代表社員が就任について承諾したことを証明する旨を記載した書類を作成します。ただし「定款で設立時代表社員に定められている」「定款の末尾に実印で署名捺印をしている」場合には、就任について承諾していると判断されるため、就任承諾書を別途作成する必要はありません。
代表社員の印鑑証明書
代表社員個人の印鑑証明書を用意しておく必要があります。また、定款に記載された社員が複数いる場合には、社員全員の印鑑証明書を取得しておきましょう。
収入印紙
合同会社の設立登記にかかる登録免許税は「資本金の額×0.7%」または「6万円」のどちらか高い金額を納付しなければなりません。株式会社と比較して費用を抑えられるという点も、合同会社の大きな特徴となっています。
本店所在地決定書
本店所在地に関して、定款に最小行政区画までしか記載していない場合には、本店所在地決定書を作成する必要があります。ただし、定款に番地まで含めた住所を記載している場合には作成不要です。
登記事項を記録した磁気ディスク
株式会社と同様、登記すべき事項を記録したCD-Rなどの磁気ディスクを法務局に提出します。
会社設立に必要な書類の提出で気をつけたいこと
会社設立後に必要となる書類も早めに用意しないと間に合わない
会社の設立後は、次の4つの書類を管轄の税務署へ提出する必要があります。「法人成立届出書」「青色申告の承認申請書」「給与支払事務所等の開設届出書」「源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書」が提出必要な書類です。なお、個人事業主として事業を行っていた場合には廃業届なども提出する必要があるので、早めに準備するようにしましょう。
年金事務所には、社会保険関連の書類を提出する必要があります。「健康保険・厚生年金保険被保険者取得届」「健康保険・厚生年金保険新規適用届」「健康保険被扶養者届」の3つが挙げられます。こちらの書類の提出期限は会社設立後5日以内となっているため、設立手続きと並行して準備を進めていく必要があります。
まず、労働基準監督署には「労働保険 保険関係成立届」「労働保険 概算保険料申告書」の2つを提出する必要があります。次に、ハローワークに対して「雇用保険 適用事業所設置届」「雇用保険 被保険者資格取得届」を提出しなければなりません。
最後に、地方自治体に地方税関連の書類を提出する必要があります。こちらの手続きや必要書類に関しては地方自治体によって異なるため、各自治体のホームページなどから事前に確認しておきましょう。なお、提出期限の目安は約2ヶ月となっています。
会社設立には１ヶ月〜２ヶ月ほどの時間がかかる
会社を設立するためには様々な手続きや書類の準備が必要なため、手続き完了までに約1ヶ月～2ヶ月程度の時間がかかります。大まかなスケジュールとしては、定款に記載する内容の検討や印鑑作成などの事前準備に約1ヶ月必要です。次に、必要書類の作成や設立登記の完了までに約1～3週間かかります。そして、会社設立後の手続きに3～10日程度の日数を要します。途中でトラブルが発生する可能性も考えられるため、余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。
会社設立の流れとは
設立の発起人を決める
会社設立にあたり、まずは誰が発起人となり手続きを進めていくかを決定しなければなりません。発起人は、設立手続きに関する書類の作成や出資に関する責任を負います。また、発起人になるための資格について特に制限は無く、未成年や法人であっても発起人になることが可能です。
会社に関する基本事項を決める
会社に関する基本事項とは「商号」「目的」「本店所在地」「発起人」「資本金の額」などが挙げられます。どれも会社を経営していくうえでの重要事項になりますので、慎重に検討していきましょう。
定款を作成する
定款は、株式会社の場合は発起人全員、合同会社の場合は社員全員で作成していきます。上述した絶対的記載事項が漏れなく記載されているか、注意して作成を行うようにしましょう。
株式会社の場合は定款の認証手続きを行う
合同会社の場合は不要ですが、株式会社の場合は公証役場で定款認証を受ける必要があるので注意しましょう。また、定款認証の際には発起人の印鑑証明書や認証手数料も必要になります。
資本金の払込を行う
定款認証の完了後、資本金の払込手続きに移ります。発起人または代表社員の口座に出資金を集め、通帳のコピーを用意します。その後、代表者が作成した払込証明書と通帳のコピーを合綴し、資本金の払込手続きは完了となります。
登記書類の準備・確認する
定款の作成・認証と資本金の払込手続きが終わると、いよいよ設立登記申請の準備に入ります。上述した就任承諾書などの登記必要書類を作成し、法務局に申請しましょう。申請後、不備がなければ3日～1週間程度で設立登記が完了します。
会社設立の必要書類の準備がわからない場合は専門家に相談を
ここまで解説してきた通り、会社設立には多くの書類や手続きが必要になります。スムーズに手続きを進めるためには、予め全体の流れを把握して、余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。また、手続きが煩雑でわからない場合や準備に時間をかけることができない場合は、専門家に相談してみることもおすすめします。
