スピーディで便利な電子マネーが広く普及したことにより、経費を電子マネーで決済したいと考える方が増えました。とはいえ、気になるのが電子マネーを利用した経費の処理の仕方ではないでしょうか。電子マネーでも経費計上はできますが、計上タイミングや領収書の取扱いなど、現金での計上方法とは異なる部分があるため注意が必要です。電子マネーの方式の種類、具体的な記帳方法、取扱いの注意点などを解説します。
目次
電子マネーの種類
電子マネーは決済方法によって、大きく「プリペイド方式」「ポストペイ方式」「デビット方式」に分かれます。ただし、デビット方式は、利用と同時に口座から引き落とされる仕組みであり経費処理も難しくないため、本項での解説は割愛します。ここでは、購入のタイミングと決済のタイミングが異なる「プリペイド方式」「ポストペイ方式」について詳しく説明します。
プリペイド方式
「プリペイド方式」は、前払い方式の電子マネーです。現金や銀行口座から事前に資金をチャージ（入金）しておき、利用した際にチャージ残高から利用額が差し引かれる決済方法です。
カードタイプが一般的ですが、専用アプリを利用すれば端末にかざすだけで決済できます。暗証番号の入力や財布を出す手間が省け、スピーディに買い物ができるというメリットがあります。公共交通機関や自動販売機、スーパーやコンビニなど、様々な場所で決済できる利便性の高さが魅力です。
流通系の電子マネーであれば、関係店舗での利用時にポイントがアップするなどの特典が付く場合もあります。スーパーや特定店舗での利用が多い人は流通系、電車利用が多い人は交通系など、自身の利用場所などから判断して電子マネーを選択するとよいでしょう。
プリペイド方式電子マネーは、主に下記のものがあります。
- 流通系（Edy、WAON、nanacoなど）
- 交通系（Suica、PASMO、ICOCAなど）
- QRコード決済（事前チャージの場合のPayPay、LINE Pay、楽天Payなど）
プリペイド式電子マネーは、チャージされている金額しか決済できないため使い過ぎを防げるほか、事前審査も不要なため未成年でもカードを作れます。一方で、事前に残高を確認し必要に応じてチャージしておかなければならないというデメリットがあります。
レジで残高不足が判明すると、その場でチャージ操作をしなければなりません。レジでの対応に焦ってしまうケースも多いため、プリペイド式電子マネーを利用する際には、チャージ残高をこまめに確認しておきましょう。
ポストペイ方式
「ポストペイ方式」の電子マネーは、後払い方式の電子マネーです。一定期間の利用額が、後日まとめて口座から引き落とされる決済方法です。
プリペイド方式と同様、かざすだけで決済できるというスピード感が特徴です。また、事前にチャージする必要もなく、決済時点での口座残高を考慮する必要もありません。
ポストペイ方式の電子マネーの種類には、主に下記のものが挙げられます。
- QUICPay
- Visa Touch
- iD
- ETC
- Smartplus
- QRコード決済（カードと紐づけたPaypay、LINE Pay、楽天Payなど）
クレジットカードのポイントを溜められるというメリットもある一方で、口座引き落としまでにタイムラグがあるため、使いすぎてしまう可能性がありますので注意しましょう。
電子マネーとクレジットカートの違いは？
キャッシュレスの決済方法として広く普及した電子マネーとクレジットカードですが、どのような違いがあるのでしょうか。大きく分けて「利用開始前の審査の有無」「支払い方法」「決済時のサインや暗証番号の有無」に違いがあります。
クレジットカードの場合申込後の審査によって与信判断され、場合によっては審査が通らずクレジットカードの作成ができないこともあります。一方で、電子マネーは利用を開始するにあたって審査が不要です。会員登録をするだけで、誰でも簡単に始められます。
クレジットカードの支払い方法は基本的に後払いであるのに対し、電子マネーはプリペイド型、ポストペイ型、リアルタイムペイ型（デビット型）で支払い方法が異なります。利用者が電子マネーの種類を変えることで支払い方法を選択できるため、個人の好みや状況に合わせて利用できることが特徴です。
また、クレジットカードの決済時には原則暗証番号やサインが必要であるのに対し、電子マネーの決済時にはサインや暗証番号の入力を求められません。そのため、よりスピーディな決済が可能です。
それぞれの特徴を理解して、自身にとって利便性の高い方法を選択するとよいでしょう。
電子マネーの経費計上における仕訳・勘定科目
会計事務において「仕訳」とは、帳簿において取引を借方（資産の増加や費用の発生）・貸方（負債純資産の増加、収益の発生）に分類して記載することです。帳簿に記載する際に利用するものが「勘定科目」で、お金を何に使ったかを示すラベルの役割があります。電子マネーの場合、利用する方式によって仕訳のタイミングや勘定科目が異なりますので、注意しましょう。
プリペイド方式の場合
プリペイド方式の場合、「現金をチャージしたとき」と「電子マネーを利用したとき」に分けて処理を行います。現金をチャージした時点では品物を購入していないため、経費は発生しません。そのため、一旦「仮払金」で計上し、実際に商品を購入した際に「仮払金」を崩し、購入したものに応じた勘定科目で仕訳します。
勘定科目は「前払費用」「預け金」などでも構いませんが、電子マネーを頻繁に利用する場合は、勘定科目「電子マネー」を流動資産区分に設定し使用してもよいでしょう。
ポストペイ方式の場合
ポストペイ方式の場合、「電子マネーを利用したとき」と「預金口座から引き落としされたとき」に会計処理を行います。具体的には、利用時には勘定科目「未払金」にて処理し、口座引き落とし時に支払処理をし未払い金を消去します。
ポストペイ方式の電子マネーでは、クレジットカードの場合と同様に資金決済が後日のため、領収書やレシートが発行されないことがほとんどです。店舗側にも発行義務はなく、発行するかどうかは店舗の判断によりますので、領収書が必要な場合は事前に店舗に確認しましょう。
電子マネーにおける経費処理の方法
電子マネーの具体的な仕訳方法を解説します。プリペイド方式とポストペイ方式で処理方法が異なりますので、どのような処理が必要なのか確認しておきましょう。
プリペイド方式の場合
プリペイド方式の電子マネーを帳簿に記載する際には、具体的には下記の流れで処理をします。
①現金をチャージしたとき
（借方）仮払金 5,000円 （貸方）現金 5,000円
②電子マネーで消耗品を購入したとき
（借方）消耗品費 1,500円 （貸方）仮払金 1,500円
仮払金は、会社の経費となる予定であるものの、金額や勘定科目が確定していないときに一時的に使用する勘定科目です。
上記の場合、5,000円は会社の経費として支払われる予定のもの（仮払金）として計上しているため、プライベートと混同しないように注意しましょう。
ポストペイ方式の場合
ポストペイ方式の場合、電子マネー決済の帳簿記載の流れは下記のように処理します。
①iDを利用して1500円の消耗品を購入したとき
（借方）消耗品費 1,500円 （貸方）未払金 1,500円
②預金口座から利用分が引き落とされたとき
（借方）未払金 1,500円 （貸方）普通預金 1,500円
「未払金」とは、社内で使用することを前提として商品を購入し、後払いで決済する際に使用する勘定科目です。
どちらも支払いではあるものの、仮払金は既に支払ったお金で「資産」扱いであるのに対し、未払金はこれから払わなければいけないお金で「負債」扱いとすることに注意しましょう。
電子マネー支払いでの領収書の取り扱い
確定申告で経費を計上するには、基本的に「領収書」や「レシート」などの証憑書類が必要です。しかし、上述のようにポストペイ式の電子マネーやクレジットカード、電車やバスの運賃など、領収書が発行されない場合が多々あります。
2020年10月から施行された電子帳簿保存法により、一定の要件を満たすキャッシュレス決済（電子マネーやクレジットカードなど）の利用明細を領収書代わりとして保存できるようになりました。これにより、従来の紙の領収書に比べて紛失のリスクが減ることや、経費精算にかかる書類作成の負担削減となります。
電子マネーにおける経費処理の注意点
電子マネーが身近になり、プライベートだけでなく事業用の支払いも電子マネーで決済したい方も多いでしょう。電子マネーは、商品を購入するタイミングと現金の減るタイミングが異なるため通常とは異なる処理が必要なほか、経費計上するために注意しておくポイントがあります。確定申告の際に慌てないように、しっかりチェックしておきましょう。
経費処理の手間を考慮して処理する
電子マネーを経費精算するには、「都度計上」または「一括計上」に統一する必要があります。
電子マネーの利用頻度が低い場合は、毎回経費処理をしてもよいでしょう。しかし、利用頻度が高い事業者は、都度計上していては膨大な手間がかかるため、一括計上の検討をおすすめします。
一括計上の方法を利用できるのはプリペイド方式の電子マネーだけですが、電子マネーをチャージした際と利用金額を決算時にまとめて計上するだけでよいので、大きく手間を省けます。一方、ポストペイ方式の電子マネーは、利用したタイミングと預金口座から利用金額が引き落とされるタイミングの両方の時点で、経費処理を行わなければなりません。
利用する電子マネーを選ぶ際には、利用頻度や経費計上方法などからも検討するとよいでしょう。
利用の証拠を保存する
電子マネーの利用履歴は、印刷して保存し誰でも確認できる状態にしておきましょう。経費処理の際に必要なだけでなく、証憑書類として税務調査時の資料になりますので、適切に保管しておきましょう。
交通系ICカードの利用履歴は券売機や駅の窓口などで印字でき、電子マネーの種類によっては管理ページなどから履歴の印刷が可能です。
電子マネーの利用履歴は印字できる件数や期間に限りがありますので、定期的に印字しておきましょう。
ビジネス用・個人用は分ける
電子マネーを経費として計上するためには、ビジネス用とプライベート用で電子マネーを使い分ける必要があります。
電子マネーはスピーディで財布を持ち歩く必要もないため、プライベートで使用する方も多いでしょう。気軽に利用できるがゆえに、例えば取引先への交通費や飲食代、備品の購入など、ついプライベートの電子マネーで決済してしまうこともあるかもしれません。
しかし、経費に計上できるものは大前提として「事業に使用するもの」のみです。同じ電子マネーを利用しているとビジネスとプライベートの境界が曖昧になってしまううえ、経費精算に手間がかかるためおすすめできません。
法人は法人カードを利用することで、ビジネスとプライベートを分離できるだけでなく、会計ソフトと連携させれば不正利用の防止・経費計上作業の負担軽減に繋がります。個人事業主は、お金の用途の境界線が曖昧になりがちなため、電子マネーにおいても公私混同が起こらないように、カードやアカウントを分けるなどして境界線をはっきりさせるとよいでしょう。
帳簿と残高を合わせておく
プリペイド方式の電子マネーを利用した場合は、電子マネーの「実際のチャージ残高」と「帳簿上の仮払金の残高」が一致している必要があります。
上述のように、プリペイド方式の場合、事前にまとまった金額を「仮払金」として計上し、利用したタイミングで「仮払金」の残高を減らす処理をします。
そのため、帳簿の仮払金の残高と電子マネーのチャージ残高は必ず一致するはずです。不一致の場合は記入漏れや記入ミスが考えられますので、遡って確認しましょう。
電子マネーの経費管理は税理士へ丸投げもおすすめ
利用場所が急激に増え身近になった電子マネーですが、それぞれの方式を理解したうえで、どの方式が事業にとって便利か考えて選択しましょう。
経費に計上するためには、プライベートと分ける必要があることや、決済方式等を考慮すること、利用履歴を印字しておかなければならないことに注意しましょう。
未払金や仮払金などの勘定科目を使用し、通常の取引とはことなる取扱いをするため記帳漏れや記入ミスが起こる可能性もあります。電子マネーの記帳方法に不安がある場合や、確実に経費として計上したい場合は、税理士に全部任せることもおすすめです。
税理士は専門家として、記帳や保存方法など適切に処理し確実な方法で経費計上をしてくれるので、税務調査でも安心して対応できるでしょう。
電子マネーの経費管理に不安がある方やお悩みの方は、お気軽に小谷野税理士法人へご相談ください。
