クラウド会計とは、インターネットを介して利用できる会計ソフトの一種です。ここでは、クラウド会計を利用するメリットとデメリットについて詳しい情報をお届けします。インターネットを利用できる環境下であれば、場所や時間を問わず利用できるクラウド会計は、業務効率化などさまざまなメリットが期待できます。一方で導入によるデメリットもあるのです。メリットとデメリットについて把握し、会計ソフト導入時の参考にしてみましょう。
目次
クラウド型とインストール型ソフトの違い
会計ソフトといえば、パソコンに専用ソフトをインストールして使用するインストール型の会計ソフトが主流でした。クラウド会計の導入割合も増えていますが、インストール型の会計ソフトを継続使用している企業もあります。クラウド会計について正しく理解するためにも、クラウド型とインストール型の会計ソフトの違いについて押さえておきましょう。
費用
インストール型の会計ソフトは導入時に費用を払う買い切り型がほとんどで、毎月の費用負担はありません。一方でクラウド型はその使用料を月間、もしくは年間で支払います。
また、インストール型は初期費用がかかりますが、ランニングコストが発生しません。クラウド型は初期費用は発生しませんが、ランニングコストがかかります。
さらに、インストール型は、アップデートや法改正に伴ってソフトの買い替えが必要となることがあります。クラウド型の場合、基本的にアップデートや法改正にも無償で対応してくれます。
利用環境
インストール型の会計ソフトは使用時にインターネット接続を必要とすることがあるものの、常時接続の必要はありません。一方でクラウド型の会計ソフトは、利用時のインターネット接続が必須です。
利用可能な人数と端末
インストール型の会計ソフトは、ソフト1つにつき1ライセンスが付与されるため、複数人での利用が難しいものがほとんどです。また、会計ソフトを操作、確認できる端末も、ソフトをインストールした端末に限られています。
一方で、クラウド型はインターネットに接続できる環境であれば、利用端末の制限なく会計ソフトを利用できます。また、ソフトの利用人数についても利用状況に応じたサービスやプランを選べます。
ただし、クラウド会計によって利用可能な人数など、サービス内容が変わるため、利用状況に合うものを選ぶことが大切です。
バージョンアップへの対応
インストール型は、ソフトのバージョンアップが発生した場合は、手動で更新が必要です。また、バージョンアップ発生時は事前に通知が来ますが、基本的に期限内にバージョンアップを完了させなくてはいけません。
バージョンアップの頻度は年に数回程度です。しかし、法改正などに対応したバージョンにアップデートできていないと、申告書作成に影響が出るため注意が必要です。
一方で、クラウド型は、自動でバージョンアップしてくれるため、更新の手間がなく、常に最新のバージョンを利用できます。
対応OS
大半のインストール型ソフトは、Windowsのみに対応しており、Macに対応しているものは少数です。一方でクラウド型は、WindowsとMacの両方に対応しているものが多いため、OSを問わず多様な端末で利用できます。
クラウド会計を導入するメリット
クラウド会計ソフトを導入することにより、さまざまな業務の効率化が期待できるなど、得られるメリットは多々あります。ここでは、クラウド会計を導入することで期待できるメリットについて、詳しく紹介します。
アクセスの容易さ
インターネットに接続できる環境が整っていれば、どこでも会計ソフトを利用できるアクセスの容易さがメリットの一つです。
オフィスでの利用はもちろん、外出先からも手軽に会計データの入力や確認ができるため、利便性が高いです。さらに、パソコンだけでなく、スマホやタブレットからもアクセスでき、気軽にデータを確認、操作できます。
例えば、経理担当者が会計ソフトを使用しているときに、経営者が会計データを確認するといった使い方も可能です。使いたいときにすぐにアクセスできることから、業務の効率化や迅速な経営判断に活用できるでしょう。
顧問税理士とのスムーズな連携
顧問税理士が最新の会計データをリアルタイムで共有できることから、正確な記帳や税務申告につながります。
また、逐次データをやり取りする手間もないため、業務の負担を軽減できます。日々の記帳と税務申告を含めた経理業務の効率化、記帳ミスの軽減に役立つでしょう。
自動更新と法改正への対応
クラウド型の会計ソフトは、アップデートが行われる度に自動的に更新してくれるため手間がかからず、費用の追加負担もありません。
さらに、会計や税務業務に関連する法律が改正されたときも、法改正に対応したバージョンに自動的にアップデートしてくれます。会計や税務に関連する法律の改正頻度は意外と高いため、更新を忘れると正しい税務、会計業務に支障が出ます。
自動アップデートで常に最新の法改正に対応したバージョンを利用することで、正しい会計と税務業務を実現できるでしょう。
バックアップの手間とリスクを軽減
クラウド型の会計ソフトは、サーバ上にデータが保管されるため、基本的にバックアップは必要ありません。また、会計データを紛失するリスクも少ないです。
インストール型では、データをバックアップするために外部媒体に保存する方法が一般的です。クラウド型では、データバックアップの手間も不要で、外部媒体紛失による情報漏洩のリスクもありません。
自動仕訳による業務効率化
ほとんどのクラウド型の会計ソフトに自動仕訳機能が付いているため、経理業務の効率化につながります。例えば、領収書や請求書をアップロードすることで仕訳をしてくれる、銀行やクレジットカードの取引明細から仕訳をしてくれるといった機能を利用できます。
さらに、自動的に仕訳された経理データを基に、財務諸表や確定申告書類も作成してくれるのです。
クラウド会計はもともと、簿記の知識がない人でも使いやすいように設計されており、自動仕訳機能も付いています。そのため、経理業務に慣れていない人でも記帳ができるだけでなく、誤りやミスも大幅に減らせます。
他システムとの連携による業務効率化
給与計算や経費精算といった他のシステムとの連携により、経理業務を含めたさまざまな業務の負担が軽くなります。今まで個別のシステムで入力していた作業を1つのシステムにまとめられるため、入力と管理業務の効率化を図れるからです。
ただし、同じ会社が提供しているシステムに対応するなど、連携できるシステムに制限があることがあります。経理業務を含めて業務全体の効率化を期待するなら、他システムとの連携が可能なクラウド会計ソフトを選ぶことをおすすめします。
クラウド会計導入のデメリット
業務効率化など、導入によってさまざまなメリットが期待できるクラウド会計ですが、導入によるデメリットもあります。クラウド会計の導入によるデメリットについて紹介しますので、デメリットを理解したうえで、導入を検討するようにしましょう。
インターネット環境が必須
クラウド会計を利用するためには、インターネット環境が必須です。インターネット環境下であれば、どこでも利用できるのがメリットの反面、インターネットに利用できない環境では使用できません。
頻繁に起こるわけではありませんが、インターネットの接続トラブルが発生したときなどは、入力作業だけでなくデータの確認もできないのです。
また、インターネットに接続できる環境下でも、つながりにくい状況が続くと、読み込みなどに時間がかかり思うように作業が進まないでしょう。
ランニングコストの負担
初期費用はかからないものの、クラウド会計は毎月ランニングコストがかかります。インストール型の場合は導入時、毎回ではありませんがバージョンアップのとき、買い替え時に費用がかかります。しかし、毎月の費用負担はありません。
クラウド会計を使用し続ける限り使用料を払うことになるため、場合によってはインストール型よりもコストが高くなることがあります。
セキュリティへの懸念
クラウド会計サービスを提供している企業は、厳重なセキュリティ対策を講じていますが、リスクは0ではありません。
インターネットを介してデータをやり取りすることから、アカウントの乗っ取り、情報漏洩、サイバー攻撃などのリスクが存在します。
操作性
インストール型と比べて、操作性に劣ると言われています。クラウド会計は、あまり簿記の知識がない人でも、使いやすいように設計されているものが多いです。そのため、インストール型よりもマウスを使用する機会が多かったり、入力に時間がかかったりする場合があります。
経理業務に慣れていない人であれば、それほど不便さを感じないかもしれません。しかし、インストール型に慣れている人がクラウド型を使うと、使い勝手が悪いと感じる可能性が高いです。
クラウド会計の導入に適したケース
クラウド会計は全ての企業や個人事業主にとって、導入によるメリットが大きいとは限りません。以下に、クラウド会計の導入で得られるメリットが大きいケースを紹介します。
- インターネットバンキングやクレジットカードを使用している
- 外出先やPC以外での経理データの確認や操作をしたい
- 顧問税理士とのやり取りを円滑にしたい
クラウド会計は、自動仕訳機能が付いているものがほとんどのため、インターネットバンキングやクレジットカードの明細と連携することで、業務効率化が期待できます。
また、クラウド会計なら外出先や複数の端末で経理データの確認や操作も可能です。どのように会計データを使用したいのか、効率化したい業務をよく考えて、クラウド会計の導入が適切かを判断しましょう。
インストール型の会計ソフトの使用に適したケース
クラウド会計よりもインストール型の会計ソフトを使用した方が、さまざまな負担が軽減されるケースもあります。
- 現在の会計ソフトやシステムに満足している
- 経費精算や支払いは現金かATM振込が主流
- 情報漏洩が不安
- 利便性よりも操作性を重視したい
インストール型の会計ソフトに慣れている場合、クラウド会計導入によるデータの移行や操作性などの面で負担が増える可能性が高いです。また、現金や振込をメインで使用している場合、クラウド会計の自動仕訳機能を活用できません。
さらに、簿記の知識がある担当者が会計ソフトを使用する場合は、使い慣れたソフトの方が操作性がよいと感じるでしょう。そして、機密事項である会計データが漏洩したときのリスクに不安があるなら、インストール型を使うのが安心です。
自社に合うクラウド会計ソフトを選ぶポイント
クラウド会計にはたくさんの種類があるため、自社の利用状況に合わせたサービスを選ぶことが大切です。クラウド会計の導入時にチェックしておきたいポイントを紹介します。
自動同期機能の内容
自社がメインで使用している取引の自動同期や自動仕訳機能が付いているクラウド会計を選ぶことで、業務効率化を実現できます。
- インターネットバンキングの取引データ
- クレジットカードの明細
- 電子マネーの取引明細
上記に紹介した事例のように、自社で利用頻度が高い入出金データを同期できると、経理業務の負担を減らせるでしょう。また、自動同期や自動仕訳を利用することで、入力ミスや記帳漏れも防げます。
使いたい機能を備えているか
記帳だけでなく、納品書や見積書、請求書の作成といった、自社が必要としている機能を備えているかを確認してください。また、複数のユーザーが利用する場合、追加料金がかかることがあるため、プランの内容や料金について事前に確認しておきましょう。
他のシステムとの連携可否
人事システムなど、他のシステムとの連携を検討している場合は、連携の可否を確認しておきましょう。
他のシステムと連携できると、入力と管理の手間が軽減されて、経理だけでなくその他の業務の効率化も期待できます。
操作性
主にクラウド会計を操作する担当者にとって、操作性も重要な要素です。主に記帳を行う経理担当者が使いづらい会計ソフトは、業務効率を低下させる可能性があります。
また、画面の見やすさや理解しやすさにつながるデザインやレイアウトも確認しておきましょう。実際に使ってみないと操作性を把握できないときは、体験版や無料お試しを利用して、使い勝手を確認することをおすすめします。
顧問税理士が使い慣れているか
顧問税理士がクラウド会計に慣れていないと、データのやり取りや共有に支障が出ることがあります。
顧問税理士とデータを共有、連携したいときは、事前に対応可能なソフトやクラウド環境について顧問税理士に確認しておくことが大切です。
クラウド会計に強い顧問税理士をお探しなら、ぜひ「小谷野税理士法人」にお気軽にお問い合わせください。
クラウド会計のメリットとデメリットを把握し導入を検討しよう
クラウド会計は、データ共有の容易さや自動仕訳機能など、業務効率化をサポートする機能が充実しています。一方で、情報漏洩のリスクやインターネット環境がないと使えないなど、デメリットもあります。
クラウド会計のメリットやデメリットについての理解を深め、自社にとっての必要性を判断したうえで、導入を検討しましょう。
