会社を経営すると、さまざまな場面で「登記事項証明書」の提示や提出を求められることがあります。登記事項証明書には、いくつかの種類があり、記載される情報や必要な場面によって使い分ける必要があります。また、取得方法や手数料も異なりますので、正しく理解しておくことが大切です。この記事では、法人の登記事項証明書の種類や取得方法、必要な場面について解説します。会社設立後の手続きや契約などで、登記事項証明書が必要になったときに、スムーズに対応できるよう、参考にしてください。
目次
登記事項証明書とは？
法人の登記事項証明書とは、法人の登記情報が記載されている書類のことです。法人の存在を証明する重要な役割があります。
登記情報には、社名や住所、資本金、役員など、会社の基本的な情報が記されています。登記事項証明書は、法務局で取得できますが、種類や取得方法には注意が必要です。
登記情報は、法務局に登記申請をした際に作成され、電子データで保存されています。登記事項証明書は、その電子データを印刷したものです。
登記簿謄本との違い
登記簿謄本とは、登記情報が紙で管理されていた時代に利用されていた書類のことです。登記簿という用紙を複写して登記事項を証明したものでした。登記情報が電子化されてからは、登記簿謄本ではなく「登記事項証明書」という名称になりました。しかし、慣習的に登記簿謄本という名称が使われることもありますので、注意が必要です。
登記簿謄本と登記事項証明書の記載内容は同じですが、記載方法や取得方法に違いがあります。登記簿謄本は、登記用紙に直接記載された事項をコピーしたもので、登記所の窓口でのみ取得できます。登記事項証明書は、コンピュータに記録された事項を印刷したもので、オンラインや郵送での取得も可能です。
登記簿謄本は、登記所の窓口でのみ取得できるため、時間や手間がかかります。登記事項証明書は、オンラインや郵送での取得ができるため、便利です。
登記事項証明書の記載内容
登記事項証明書の種類によって、記載される情報や必要な場面が異なります。たとえば、現在事項証明書は、会社設立や変更登記の際に必要です。履歴事項証明書は、会社の信用調査や契約の際に必要です。閉鎖事項証明書は、会社の解散や清算の際に必要です。代表者事項証明書は、代表者の身分証明や権限証明の際に必要です。
登記事項証明書には、以下の4種類があります。
- 現在事項証明書：現在有効な登記情報を記載したもの
- 履歴事項証明書：現在有効な登記情報に加えて、過去3年間に抹消・変更された登記情報の履歴も記載したもの
- 閉鎖事項証明書：閉鎖した登記の記録を記載したもので、本店移転や清算結了などで登記簿が閉鎖された場合に必要
- 代表者事項証明書：会社の代表者の情報に特化したもので、代表者の氏名や住所、社名、法人番号などが記載されている
登記事項証明書の種類と特徴については、次の章で詳しく解説します。
登記事項証明書の種類と特徴
前章で紹介したように、登記事項証明書には、現在事項証明書・履歴事項証明書・閉鎖事項証明書・代表者事項証明書の4種類があります。
各証明書の取得方法は、以下の通りです。
- オンラインでの取得：法務局のホームページから、法人番号や社名などの条件で検索し、必要な登記事項証明書を選択して申請します。申請後、クレジットカードで手数料を支払い、PDFファイルでダウンロードします。オンラインでの取得の場合、手数料は1枚につき300円です。
- 郵送での取得：法務局のホームページから、必要な登記事項証明書の申請書をダウンロードし、印刷して記入します。記入した申請書と手数料を郵便局の為替で同封し、法務局に送付します。法務局から登記事項証明書が郵送されます。郵送での取得の場合、手数料は1枚につき400円です。
- 窓口での取得：法務局の窓口に行き、必要な登記事項証明書の申請書を記入します。記入した申請書と手数料を窓口に提出し、登記事項証明書を受け取ります。窓口での取得の場合、手数料は1枚につき350円です。
ここでは、それぞれの特徴や必要な場面について、詳しく見ていきましょう。
現在事項証明書
「現在事項証明書」とは、現在有効な登記情報を記載したものです。登記情報とは、社名や住所、資本金、役員など、会社の基本的な情報のことです。現在事項証明書は、会社設立や変更登記の際に必要になります。
履歴事項証明書
履歴事項証明書とは、現在有効な登記情報に加えて、過去3年間に抹消・変更された登記情報の履歴も記載したものです。
履歴事項証明書は、会社の信用調査や契約の際に必要になることがあります。過去の登記情報の履歴を確認することで、会社の経営状況や変遷を把握できます。
閉鎖事項証明書
閉鎖事項証明書とは、閉鎖した登記の記録を記載したものです。閉鎖した登記とは、本店移転や清算結了などで登記簿が閉鎖されたものです。閉鎖事項証明書は、会社の解散や清算の際に必要になります。
閉鎖事項証明書は、閉鎖した登記のみを記載するもので、現在有効な登記情報は記載されません。そのため、現在事項証明書と併せて取得することが多いです。
代表者事項証明書
代表者事項証明書とは、会社の代表者の情報に特化したものです。代表者の氏名や住所、社名、法人番号などが記載されています。代表者事項証明書は、代表者の身分証明や権限証明の際に必要になります。
代表者事項証明書は、代表者の情報のみを記載するもので、他の登記情報は記載されません。そのため、現在事項証明書と併せて取得することが多いです。
登記事項証明書が必要になる場面と目的
登記事項証明書は、法人の存在や正当性を証明するために、さまざまなビジネスや手続きを行う際に必要になることがあります。ここでは、登記事項証明書が必要になる場面と目的を4つの例で紹介します。
法人口座の開設や融資の申請
法人として銀行や信用金庫などの金融機関に口座を開設する場合や、融資を申請する場合には、金融機関が法人の正当性や信用力を確認するためにも登記事項証明書が必要です。登記事項証明書によって、金融機関が法人の経営状況や将来性を判断する際にも参考になります。
登記事項証明書の種類としては、会社や法人の登記内容を全て記載した「全部事項証明書」が一般的です。ただし、銀行や金融機関によっては、現在有効な登記内容のみを記載した「現在事項証明書」や、一部の登記内容のみを記載した「一部事項証明書」を求められる場合もあります。
法人口座の開設や融資の申請において、登記事項証明書は以下のような目的で利用されます。
- 法人口座の開設：法人として金融機関に口座を開設するには、法人の存在や正当性を証明する必要があります。そのために、登記事項証明書を提出することで、名称や所在地、代表者などの基本情報を金融機関に伝えられます。また、口座の利用目的や範囲を明確にするためにも参考になります。
- 融資の申請：法人として金融機関から融資を受けるには、信用力や返済能力を証明する必要があります。そのために、登記事項証明書を提出することで、資本金などの基本情報を金融機関に伝えられます。また、融資の目的や計画を明確にするためにも参考になります。
保険や許認可の手続き
法人として保険に加入する場合や、特定の業種や事業に従事するために必要な許認可を取得する場合にも、登記事項証明書が必要になります。これは、保険会社や行政機関が法人の存在や正当性を確認するためです。登記事項証明書によって、保険会社や行政機関が法人のリスクや適正性を判断する際にも参考になります。
登記事項証明書の種類としては、保険や許認可の種類や内容によって異なりますが、一般的には全部事項証明書や現在事項証明書が求められます。
たとえば、火災保険や地震保険の加入や更新の際には、不動産の登記内容を全て記載した全部事項証明書が必要です。また、建築確認申請や飲食店の営業許可申請などの場合には、現在有効な登記内容のみを記載した現在事項証明書が必要です。
保険や許認可の手続きにおいて、登記事項証明書は以下のような目的で利用されます。
- 保険の加入：法人として保険に加入するには、法人の存在や正当性を証明する必要があります。そのために、登記事項証明書を提出することで、法人の名称や所在地、代表者などの基本情報を保険会社に伝えられます。また、保険の種類や内容を選択する際の参考にもなります。
- 許認可の取得：法人として特定の業種や事業に従事するためには、必要な許認可を取得する必要があります。そのために、登記事項証明書を提出することで基本情報を行政機関に伝えられ、許認可の審査や条件を満たすための要件を確認する際にも参考になります。
取引先や競合他社の調査
ビジネスの場面で、取引先や競合他社との関係を構築する場合や、市場や業界の動向を分析する場合にも、登記事項証明書が役立ちます。取引先や競合他社の信用度や実力、戦略などを分析するためです。登記事項証明書によって、業績や成長性を比較する際にも参考になります。
登記事項証明書の種類としては、調査の目的や範囲によって異なりますが、一般的には一部事項証明書や閉鎖事項証明書が利用されます。一部事項証明書は、登記内容の一部のみを抜き出した証明書であり、必要な情報だけを簡潔に確認できます。たとえば、取引先や競合他社の代表者や役員、資本金、株主などの情報を調べる場合には、一部事項証明書を利用できます。
閉鎖事項証明書は、過去に閉鎖された登記記録をさかのぼって閲覧できる証明書であり、過去の変遷や経緯を詳しく把握できます。たとえば、取引先や競合他社の合併や分割、事業譲渡などの履歴を調べる場合には、閉鎖事項証明書を利用できます。
取引先や競合他社の調査において、登記事項証明書は以下のような目的で利用されます。
- 取引先との関係構築：取引先との関係を構築するには、信頼性や安定性を証明する必要があります。そのために、登記事項証明書を提出することで、法人の基本情報を取引先に伝えられます。また、目的や事業内容を取引先に説明することで、取引の目的や条件を明確にできます。
- 競合他社の分析：競合他社の動向を分析するには、競合他社の情報を収集する必要があります。そのために、登記事項証明書を入手することで、競合他社の基本情報を確認できます。また、登記事項証明書には、競合他社の目的や事業内容、決算日などの財務情報も記載されているので、競合他社の業績や成長性を比較する際にも参考になります。
決算申告や登記変更の依頼
決算申告や税務申告を行う場合や、登記簿に記載されている事項に変更があった場合にも、登記事項証明書が必要です。これは、税務署や法務局が法人の正確な情報を把握するために必要です。
登記事項証明書によって、基本情報を証明でき、事業内容や決算日などの財務情報も記載されているので、法人の税負担や登記費用を計算する際にも参考になります。
登記事項証明書の種類としては、決算申告や登記変更の内容によって異なりますが、一般的には全部事項証明書や現在事項証明書が求められます。たとえば、法人税の申告や納付の際には、会社や法人の登記内容を全て記載した全部事項証明書が必要です。また、代表者や本店所在地などの登記内容の変更を依頼する場合には、現在有効な登記内容のみを記載した現在事項証明書が必要です。
決算申告や登記変更の依頼において、登記事項証明書は以下のような目的で利用されます。
- 決算申告：決算申告を行うには、法人の財務状況を証明する必要があります。登記事項証明書を提出することで、法人の基本情報や財務情報を税務署に伝えられ、所得・支出・利益・損失などの金額を正確に申告することに役立ちます。
- 登記変更の依頼：登記簿に記載されている事項に変更があった場合には、登記変更の手続きを行う必要があります。法人の基本情報や財務情報を法務局に伝えられ、法人の変更事項を正確に登記できます。
法人の登記事項証明書の取得方法と手数料
登記事項証明書は、さまざまな場面で必要になる重要な書類ですが、取得方法や手数料についても知っておく必要があります。ここでは、法人の登記事項証明書の取得方法と手数料について説明します。
法務局の窓口や郵送での申請
法人の登記事項証明書の取得方法の一つは、法務局の窓口や郵送での申請です。この方法は、法人の登記簿の閲覧や謄本の交付を行う法務局の業務の一部として行われます。法務局の窓口や郵送での申請には、以下の手順が必要です。
- 申請書の作成：法人の登記事項証明書を取得するには、申請書を作成する必要があります。申請書には、法人の名称や登記番号、証明書の種類や枚数、申請者の氏名や住所などの情報を記入します。申請書は、法務局のホームページからダウンロードできます。
- 申請書の提出：申請書を作成したら、法務局の窓口に持参するか、郵送で送付します。法務局の窓口に持参する場合は、申請書の他に、本人確認書類や代理人の場合は委任状も必要です。郵送で送付する場合は、申請書の他に、返信用封筒や切手も必要です。申請書は、法人の登記を行った法務局に提出します。
- 証明書の受け取り：申請書を提出したら、証明書の受け取りを待ちます。法務局の窓口に持参した場合は、その場で証明書を受け取れますが、郵送で送付した場合は、数日から数週間程度で証明書が返送されます。証明書は、申請書に記入した住所に送付されます。
申請書の記載例は以下の通りです。
引用：法務局｜登記事項証明書（商業・法人登記）・印鑑証明書等の交付請求書の様式
オンラインでの申請
法人の登記事項証明書の取得方法のもう一つは、オンラインでの申請です。法務局が提供する「登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）」で交付請求ができます。受け取り方法は窓口か郵送かを選びます。
登記・供託オンライン申請システム（登記ねっと）は、インターネットを通じて、法人の登記簿の閲覧や謄本の交付を行うサービスです。利用時間は、平日午前8時30分から午後9時までとなっています（年末年始を含む土日祝日を除く）。
取得にかかる手数料と有効期限
法人の登記事項証明書の取得には、手数料がかかります。手数料は、証明書の種類や枚数、取得方法によって異なります。以下では、手数料の一例を示します。
- 法務局の窓口や郵送での申請：法務局の窓口や郵送での申請を行う場合は、証明書の種類によって、1枚あたり300円から600円の手数料がかかります。たとえば、法人の全事項証明書を1枚取得する場合は、600円の手数料がかかります。また、郵送での申請を行う場合は、返信用封筒や切手の費用も必要です。
- オンラインでの申請：オンラインでの申請を行う場合は、証明書の種類によって、1枚あたり200円から400円の利用料がかかります。たとえば、法人の全事項証明書を1枚取得する場合は、400円の利用料がかかります。また、オンラインでの申請を行う場合は、登録の申請にも100円の登録料がかかります。
法人の登記事項証明書の有効期限は、特に定められていません。しかし、証明書に記載されている事項が変更された場合や、証明書を提出する相手によっては、最新の証明書を求められる場合があります。そのため、証明書の取得は、必要に応じて行うことが望ましいです。
登記事項証明書の取得をスムーズにするコツ
登記事項証明書の取得をスムーズにするには、以下のコツを参考にしてください。
登記事項証明書の必要枚数を確認する
登記事項証明書は、一枚ではなく、複数枚必要となる場合があります。たとえば、会社設立の際には、以下のような場面で登記事項証明書が必要となります。
- 銀行口座の開設
- 資本金の納付
- 印紙税の納付
- 法人税の申告
- 社会保険の加入
これらの場面では、それぞれの機関や窓口に登記事項証明書を提出する必要があります。また、登記事項証明書は、発行から一定期間以内のものを求められる場合がありますので、古くならないように注意が必要です。登記事項証明書の必要枚数を事前に確認し、余裕を持って申請することがおすすめです。
登記事項証明書の申請時に注意する点
法人の登記事項証明書の申請時には、以下の点に注意することが重要です。
- 申請書の記入ミスや不備がないか確認する
- 本人確認書類のコピーが鮮明か確認する
- 手数料の支払い方法や金額が正しいか確認する
- 申請先の法務局が正しいか確認する
- 申請方法や受け取り方法が正しいか確認する
これらの点に注意して、申請書や必要書類を準備し、送付や提出を行うことで、登記事項証明書の取得をスムーズに行えます。
登記事項証明書の役割を把握しておこう
法人の登記簿謄本とは、会社の登記内容を公に示すための書類です。会社が設立された後には、社会保険や労働保険の手続きはもちろん、金融機関や行政機関での手続き、新たなビジネスパートナーとの信頼関係の構築など、多くの場合に登記簿謄本が必要となります。
法務局での窓口申請や郵送だけでなく、オンライン申請にも対応しており、自宅や職場でも手続きを行えます。困ったときに焦らないためにも、登記簿謄本の意味や取得方法などを事前に把握しておくことが大切です。
