会社を設立するには、法人として登記する必要があります。登記をするには、紙の書類を作成して法務局に持って行く窓口申請という方法がありますが、手間や時間がかかる上に、ミスや不備があると受理されないこともあります。そこで、インターネットを使って登記申請をするオンライン申請がおすすめです。この記事では、会社設立のオンライン申請について詳しく解説します。会社設立をお考えの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
会社設立のオンライン申請とは？
会社を設立するときには、法務局に法人登記を申請する必要があります。法人登記とは、会社の概要を公的に登録し、法人として認められるための手続きです。法人登記をするには、書面で申請する方法と、オンラインで申請する方法があります。
2021年2月15日から、商業登記法が改正され、オンラインで登記申請をする場合は印鑑届出の提出が任意になりました。つまり、法務局に印鑑を届ける必要がなくなり、オンラインで登記申請が完結することになったということです。
オンライン申請を利用すると、紙の書類を作成する必要がなくなり、法務局に行く手間もなく会社設立申請を行うことができます。また、窓口申請と比べて申請手数料が安くなる場合があったり、ミスや不備が少なくなる上、申請から登記までの時間も短くなったりするため、メリットの多い申請方法です。
会社設立をオンライン申請する際のシステム
オンラインで申請する場合は、法務省の「登記・供託オンライン申請システム」またはデジタル庁の「法人設立ワンストップサービス」のいずれかを利用します。これらのシステムでは、パソコンやスマートフォンから申請書類を送信したり、登録免許税を電子納付したりできます。また、添付書類の提出が不要になったり、収入印紙代がかからなかったりするなど、費用や手間を削減することができます。
「登記・供託オンライン申請システム」では、法人登記だけでなく、登記事項証明書や印鑑証明書の交付請求などもできますが、利用するには専用ソフトのダウンロードや申請者情報の登録が必要です。利用可能な時間は月曜日から金曜日の8時30分から21時までとなっており、時間外は申請できないので注意しましょう。
「法人設立ワンストップサービス」では、法人登記だけでなく、税務署や自治体、年金事務所、労働基準監督署への申請もワンストップで行えます。利用するには、マイナンバーカードやICカードリーダー／ライターまたはNFC対応のスマートフォンが必要です。利用可能な時間は24時間365日です。
オンライン申請の方法や手順は、各システムのWebサイトで詳しく案内されています。会社設立時に必要な行政手続きを効率的に行うために、ぜひ活用してみてください。
参考：登記・供託オンライン申請システム｜ 登記ねっと 供託ねっと
インターネットでの法人登記
インターネットでの法人登記をするには、以下の条件が必要です。
- 代表取締役がマイナンバーカードを持っていること
- 代表取締役がパソコンやスマートフォンなどのインターネットに接続できる機器を持っていること
- 代表取締役がICカードリーダライタを持っていること（パソコンの場合）
また、インターネットでの法人登記をするには、必要な書類を電子化してアップロードする必要があります。必要な書類とは、以下の通りです。
- 定款（謄本）：会社・法人の目的や組織などを定めたもの
- 登録免許税納付用台紙：登記申請にかかる税金を納めた証明書
- 発起人決定書（発起人議事録）：会社・法人の設立に関する発起人の決定事項を記録したもの
- 代表取締役の就任承諾書：代表取締役がその職務を引き受けることに同意したもの（取締役が1名のみで、その取締役が代表取締役と兼務する場合は不要）
- 取締役や監査役の就任承諾書：取締役や監査役がその職務を引き受けることに同意したもの（監査役を設置しない場合は不要）
- 取締役や監査役の印鑑証明書：市町村長が作成した印鑑に関する証明書
- 印鑑届書：会社・法人が使用する印鑑について届け出たもの
オンライン申請が完了すると、法務局から登記完了の通知が届きます。この通知には法人番号も記載されています。
会社設立の手続きでお困りのことがあれば、ぜひ私たち「のびよう会計」にお気軽にお問い合わせください。
登記・供託オンライン申請システムとは？
登記・供託オンライン申請システムとは、法務省が運営するWebサイトです。「登記」とは会社や不動産の情報を公に登録することで、「供託」とは登記に必要な費用を預けることです。このサイトでは、パソコンやスマートフォンから、会社や不動産の登記や供託に関する手続きをオンラインで行えます。
登記・供託オンライン申請システムを利用するには、専用ソフトのダウンロードや申請者情報の登録が必要です。また、利用可能な時間は月曜日から金曜日の8時30分から21時までとなっています。
このシステムでは、以下の機能（かんたん証明書請求、供託かんたん申請、かんたん登記申請、商号調査）を利用できます。それぞれの機能について詳しく見ていきましょう。
かんたん証明書請求
かんたん証明書請求とは、登記に必要な各種証明書（印鑑証明書など）をオンラインで申請し、ダウンロードできる機能です。この機能を利用するには、以下の条件を満たす必要があります。
- 本人確認用の電子証明書（マイナンバーカードや住基ネットカードなど）があること
- 証明書の発行先が自分自身か自分が代表者や役員になる会社であること
- 証明書の発行元が自分が住んでいる市区町村や自分が属する法務局であること
かんたん証明書請求を利用することで、証明書の申請や受け取りに時間や手間がかからなくなります。また、証明書の発行料が安くなり、有効期限も長くなるというメリットも。さらに、オンライン上で書類をやりとりするため、証明書の紛失や破損のリスクも減るでしょう。
供託かんたん申請
供託かんたん申請とは、登記に必要な供託金（登記手数料や印紙代など）をオンラインで支払う機能です。
供託かんたん申請を利用することで、供託金の支払いに時間や手間がかからなくなる上に、供託金の残高や履歴をオンラインで確認することもできます。
かんたん登記申請
かんたん登記申請では、一部の登記申請ができます。登記申請書や添付書類をオンラインで作成し、送信できる機能です。この機能を利用するには、以下の条件を満たす必要があります。
- 本人確認用の電子証明書（マイナンバーカードや住基ネットカードなど）があること
- 登記する会社の定款や規約などの電子文書があること
- 登記する会社の印鑑や署名が電子化されていること
- 申請者情報（ID・パスワード等）の登録が必要
かんたん登記申請を利用することで、登記申請書や添付書類を簡単に作成することができます。また、登記申請書や添付書類を紙で印刷する必要も、法務局に郵送する必要もないため、会社申請にかかる手間や時間を削減できます。
商号調査
商号調査とは、登記する商号が既に使われていないかどうかを調べる機能です。登記する商号と同じか類似した商号が既に登記されていないかどうかも検索できます。
登記されている商号は、法務局のホームページからも確認できますが、商号調査では、より簡単に検索できます。また、登記する商号が特許庁の商標データベースに登録されていないかどうかも確認できます。
申請用総合ソフト
申請用総合ソフトとは、上記の機能（かんたん証明書請求、供託かんたん申請、かんたん登記申請、商号調査）を一括して利用できるソフトウェアです。このソフトウェアは、法務省のホームページから無料でダウンロードできます。
申請用総合ソフトを利用することで、上記の機能を一つのソフトウェアで完結させることができます。
会社設立のオンライン申請のメリット
会社設立をオンライン申請で行うメリットは「法務局まで行かなくてよい」ということだけではありません。ここでは、オンライン申請のメリットを3つのポイントに分けてご紹介します。
会社設立の費用を抑えられる
オンライン申請は、書類を作って法務局に持って行く窓口申請よりも費用が安くなります。たとえば、以下のような費用がかかりません。
- 印鑑代：オンライン申請では印鑑が不要のため、印鑑を作らなくてよい
- 収入印紙代：オンライン申請では収入印紙が不要のため、収入印紙を貼る必要がない
- 郵送代：郵送しなければならない書類がないため、郵送費用がかからない
- 交通費：自宅や会社から申請できるため、法務局まで移動する交通費が不要
オンライン申請でも登録免許税はかかります。登録免許税は会社の資本金に応じて決まるものです。
また、オンライン申請には専用ソフトが必要なので、ソフトをダウンロードしなければなりません。マイナンバーカードやICカードリーダー／ライターなどの機器も準備する必要があります。
設立登記がスムーズ
オンライン申請は、書類を作って法務局に持って行く窓口申請に比べて、あらゆる面で時間を短縮できます。たとえば、次のような3つの工程で、時間が短縮されます。
まず、書類の作成時間です。必要な申請情報を入力することで、書類作成にかかる時間が短くなります。また、オンライン申請に必要な書類を自動的に作成してくれるサービスもあり、書類作成にかかる時間を半分以下にすることも可能です。
次に、検査時間です。法務局では、書類に間違いや不備がないかをチェックしますが、オンライン申請では書類の形式や内容が自動的にチェックされるため、検査時間が短くなります。窓口申請では、検査時間が数日から数週間かかる場合もありますが、オンライン申請では数分から数時間で済む場合がほとんどです。
最後に、承認時間です。オンライン申請では、原則として24時間以内に登記を完了できます。ただし、申請の内容や法務局の混雑状況によっては、時間がかかる場合もあります。しかし、窓口申請では登記完了までに数週間から数ヶ月かかることも珍しくありませんので、オンライン申請は圧倒的に早いといえます。
参考：法務省｜完全オンライン申請による法人設立登記の「24時間以内処理」について
申請状況を把握できる
窓口申請をした場合、進捗状況を確認するには職員に直接尋ねる必要がありますが、何度も聞くのは気が引けてしまいます。しかし、オンライン申請では、申請状況をリアルタイムで把握することが可能です。
オンライン申請の申請状況は、申請時に発行される申請番号を入力するだけで確認することができます。そのため、もし申請上で問題が発生した場合には、迅速に対応できます。
オンライン申請がおすすめの会社設立
会社設立のオンライン申請はメリットの多い申請方法であることを解説してきましたが、オンライン申請が向いている場合とそうでない場合があります。ここでは、法人登記をする際にオンライン申請がおすすめのケースについてご紹介します。
一人会社
一人会社とは、社長が一人で経営する会社のことで、社員や他の取締役はいません。2006年の新会社法成立後に一人会社の設立が可能となり、近年増えてきている会社形態です。
株式会社の場合は、株主も一人だけとなり、株主総会や取締役会などの役員会議が不要という特徴があります。また、株式譲渡や増資などの手続きも簡単で、責任範囲や経営方針などを自由に決められるなどのメリットがあります。
一人会社では、株主と代表者が同一であることが前提となっているため、オンライン申請では、株主名簿や株券などの書類が不要となります。さらに、代表者本人確認書類だけで申請できることなどから、一人会社を設立する場合はオンライン申請がおすすめです。
合同会社
合同会社とは、出資者が全員「社員」と呼ばれる経営者であり、出資額に関係なく経営の意思決定権を持つ会社です。また、出資者の責任は出資額までに限られる「有限責任」があります。つまり、自分が出資した分だけが責任の限度であり、それ以上の負債に対して責任を負わないということです。
合同会社のもう一つの特徴は、定款で自由にルールを決められることです。たとえば、利益の配分や議決権の割合などを出資額に関係なく自由に設定できます。これは株式会社と違って「所有と経営の分離」がないということです。
合同会社を設立する場合にオンライン申請がおすすめである理由は、出資者名簿や出資証書などの書類が不要で、代表者本人確認書類だけで申請できるなどのメリットがあるためです。
電子定款を作成済みの会社
電子定款とは、紙ではなく電子データで作成された定款のことです。電子定款の作成には、公証役場に対して認証手数料として数万円かかります。ただ、電子定款であるため、収入印紙代はかかりません。また、定款認証と設立登記の同時申請が可能で、定款変更の手続きが簡単というメリットもあります。
電子定款を作成した会社は、オンライン申請で設立登記を簡単に行うことができます。電子定款データをアップロードするだけで申請ができ、紙の定款や印鑑証明書などの書類が不要となるためです。
会社設立のオンライン申請方法
ここからは、オンライン申請の具体的な方法について、申請用総合ソフトと法人設立ワンストップサービス、かんたん証明書請求の3つの方法について詳しく解説します。
申請用総合ソフト
申請用総合ソフトとは、法務局のホームページからダウンロードできる無料のソフトウェアです。このソフトを使えば、登記申請書や添付書類などをパソコン上で作成し、インターネット経由で法務局に送信することができます。
申請用総合ソフトでの一般的な申請の流れは、以下のとおりです。手続き内容によっては、手順が異なる場合がありますので、詳しくは管轄の法務局にご確認ください。
①申請書情報の作成
申請用総合ソフトを使って、登記の目的に合った申請書様式を選び、必要情報を入力します。申請人またはその代理人の電子証明書で、申請書情報に電子署名します。
②添付書面情報の添付
登記申請に必要な添付書類（PDFやXMLなど）を作成し、作成者の電子証明書で電子署名します。作成した添付書類を申請書に添付します。
③申請データの送信
作成した申請データ（申請書と添付書類）を、オンライン申請システムに送信します。送信する登記所は、本店所在地の管轄法務局です。オンライン申請システムの利用時間は、月〜金曜日まで（祝日・休日、年末年始を除く）の8時30分から21時までです。
④到達・受付のお知らせ
申請データが登記所に届くと、登記・供託オンライン申請システムからメールでお知らせが届きます。受付が完了すると、受付番号や受付日時などが記載された受付通知がメールで届きます。
⑤登録免許税・登記手数料の納付
受付通知メールの案内通りに、登録免許税と登記手数料を納付します。オンライン納付をする場合は、登録免許税と登記手数料を一括して納めることができますが、窓口納付をする場合は、それぞれ別々に納める必要があります。
⑥補正・取下げ
登記所で審査が行われた後、補正（訂正）が必要な場合は、補正通知がメールで届きます。通知に従って、補正内容をオンラインまたは書面で提出します。また、登記申請を取り下げたい場合は、登記所に取下げの申出ができます。取下げの申出は、オンラインで行うことも可能です。
法人設立ワンストップサービス
法人設立ワンストップサービスとは、マイナポータルが提供するサービスで、法人設立に関する様々な手続きを一度に行うことができるサービスです。法人設立ワンストップサービスを利用することで、定款認証や設立登記、国税・地方税、社会保険の届出など、複数の行政機関にそれぞれ個別に申請する必要がなくなります。
法人設立ワンストップサービスでの一般的な手続きの流れは、以下のとおりです。詳細は法人設立ワンストップサービスホームページや各機関のホームページでご確認いただけます。
①かんたん問診・手続きの選択
マイナポータルにログインし、「法人設立ワンストップサービス」を選択します。「かんたん問診」を行うと、質問に答えることで必要な手続きがリストアップされます。また、申請する手続きが決まっている方は、個別に手続きを選択することも可能です。
②マイナンバーカードで申請者確認
マイナンバーカード対応のスマートフォンまたはパソコンとICカードリーダライタを用意し、法人代表者のマイナンバーカードを読み取ります。これにより、申請者情報が自動的に入力されます。必ず法人代表者のマイナンバーカードを利用してください。
③申請・届出
選択した手続きに応じて、必要な情報を入力します。入力した情報は、各機関に一括して送信され、送信後に各機関から受付完了のメールが届きます 。
④申請状況の確認
マイナポータルから、申請した手続きの状況を確認することができます。各機関からの結果通知や必要書類のダウンロードを行うことも可能です。
会社設立をオンライン申請する際の注意点
会社設立をオンライン申請することで、時間や費用を節約できるというメリットがありますが、その反面、注意しなければならない点もあります。オンライン申請では、必要書類に事前準備が必要だったり、株式会社の定款認証の状況によっては申請が却下されたりする可能性があります。また、24時間以内処理というサービスもありますが、それにも条件があります。ここでは、オンライン申請する際に気をつけるべき注意点について詳しく説明します。
必要書類には事前準備が必要
オンライン申請するためには、申請用総合ソフトや法人設立ワンストップサービスなどのシステムを利用しますが、それらのシステムを使うには、事前に「商業登記電子証明書」というものを取得しておく必要があります。
「商業登記電子証明書」とは、法務局から発行される電子署名用の証明書で、申請者や代理人の身分を確認するために必要です。「商業登記電子証明書」は、法務局の窓口や郵送で申請できますが、発行までに数日かかる場合があるため、早めに手続きをしておくことがおすすめです。
株式会社の定款認証の状況によっては申請が却下
株式会社を設立する場合は、定款認証という手続きが必要です。定款認証とは、定款（会社の基本的な規則）が法律に適合しているかどうかを公証人が認証することです。
定款認証は、公証役場で行われますが、オンライン申請では、同時申請という方法があります。同時申請とは、定款認証と設立登記の申請を同時に行うことです。同時申請をすることで、手続きが簡略化されますが、その場合は、当日中に定款が認証されないと設立登記の申請は却下されます。
定款が認証されない理由としては、定款に不備や違反があったり、公証役場の混雑状況によっては審査が間に合わなかったりする場合があります。そのような場合は、再度申請をする必要がありますので、時間や費用のロスになります。同時申請をする場合は、定款の内容や公証役場の状況を事前に確認しておくことが大切です。
参考：法務省｜定款認証及び設立登記の同時申請について
24時間以内処理には条件がある
オンライン申請では、24時間以内処理というサービスもあります。24時間以内処理とは、登記申請書や添付書類などをオンラインで送信した後、24時間以内に登記完了の通知を受け取ることができるサービスです。このサービスを利用すれば、会社設立のスピードを上げることができますが、それにも条件があります。24時間以内処理を利用するためには、以下の条件を満たす必要があります。
- 申請書や添付書類に不備や違反がないこと
- 登録免許税や登記手数料をオンライン納付すること
これらの条件を満たさない場合は、24時間以内処理の対象外となりますのでご注意ください。
オンライン申請で会社設立をスムーズに
この記事では、会社設立をオンライン申請する方法について説明しました。オンライン申請は、会社設立の手続きを簡単にするだけでなく、費用や時間を節約することもできます。しかし、オンライン申請には、事前準備や注意点がありますので、それらをしっかりと把握しておくことが大切です。
これから会社設立をオンライン申請しようとしている方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。オンライン申請のシステムやサービスを上手に利用すれば、スムーズに会社設立ができるはずです。
会社設立の手続きでお困りのことがあれば、ぜひ私たち「のびよう会計」にお気軽にお問い合わせください。
