個人が会社を作る場合、株式会社では定款認証が必要です。定款認証とは、公証人が定款内容と手続きの適法性を確認し、正式な書類として成立させる制度です。定款認証の際には、定款本体のほか、発起人の印鑑登録証明書や実質的支配者申告書など複数の必要書類を準備しなければなりません。本記事では、会社の作り方を個人向けに整理し、定款認証に必要な書類を解説します。
目次
株式会社の定款認証で必要な書類
定款認証で必要な書類は、状況別に3つの区分に整理できます。
- 基本書類（全員必須）：どんな状況でも必ず必要となる書類群です。
- 定款の形式による追加書類：紙の定款を選ぶか、電子定款を選ぶかで変わります。
- 手続きする人による追加書類：発起人本人が行くか、代理人が行くかで異なります。
なお、発起人が法人の場合は、追加で法人向け書類が必要です。
【すべての人に必須】定款認証の基本書類4点
まず、どのケースでも共通して必要となる基本書類を確認します。
| 書類名 | 内容・補足 | 注意点 |
| 定款本体 | 紙定款：同内容の定款3通 電子定款：電子署名付きPDFデータ | 紙の場合は3通すべて同内容で作成 |
| 発起人の印鑑登録証明書 | 発起人全員分を提出 | 発行後3か月以内 |
| 実質的支配者となるべき者の申告書 | 実質的支配者を申告する書類 | 本人確認書類（運転免許証・マイナンバーカード等）の写しを添付 |
| 手続きを行う人の本人確認書類 | 運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど | 顔写真付きのもの |
手続き時には、手続きを行う人の印鑑（認印可、シャチハタ不可）が必要です。
1. 定款本体
認証を受ける定款そのものが必要です。紙の定款の場合は、公証役場提出用・会社保管用・登記申請用として同内容の定款を3通作成します。電子定款の場合は、電子署名を施したPDFデータを用意します。
2. 発起人全員の印鑑登録証明書
定款への実印が本人のものであることを明らかにするため、発起人全員分の印鑑登録証明書が必要です。印鑑登録証明書は発行後3か月以内のものが必要です。市区町村窓口のほか、対応自治体ではコンビニ交付も利用できます。発起人が複数いる場合は、全員分を用意してください。
3. 実質的支配者となるべき者の申告書
実質的支配者申告書は、会社を支配する個人を特定するための書類です。犯罪収益の不正利用防止を目的に提出が義務付けられています。株式会社では、実質的支配者を次の順で確認します。
- 議決権の50％超を直接または間接に保有する個人がいるかを確認し、該当者がいればその人を申告する
- 該当者がいない場合は、議決権の25％超を保有する個人が対象となる
- それでも該当者がいない場合は、代表取締役など会社を実質的に支配する立場にある者を申告する
申告書の書式は日本公証人連合会のウェブサイトからダウンロードできます。この申告書には、該当する人物の運転免許証やマイナンバーカードのコピーなど、本人確認書類の添付も必要です。
4. 手続きする人の本人確認書類と印鑑
公証役場で実際に手続きを行う人（発起人本人または代理人）の身分証明書と印鑑が必要です。本人確認書類は、運転免許証、マイナンバーカード、パスポートなど顔写真付きのものを用意してください。
印鑑は認印で問題ありません（シャチハタは不可）。発起人の実印とは異なるため、手続きする人の印鑑登録証明書は不要です。
紙の定款を選ぶ場合の追加必要書類
紙の定款で認証を受ける場合、基本書類に加えて以下のものが必要です。
| 書類・持参物 | 内容 | 注意点 |
| 収入印紙（4万円分） | 印紙税法に基づき、紙の定款に貼付する収入印紙 | 郵便局や法務局内販売所で購入。定款に貼付して持参 |
| 定款3通の製本済み原本 | 同一内容の定款を3通作成 | ①公証役場保管用 ②会社保管用（原始定款） ③登記申請用 |
| 発起人全員の実印 | 定款へ押印するための実印 | 3通すべてに実印押印が必要 |
収入印紙4万円分
紙の定款には、印紙税法に基づき4万円分の収入印紙を貼付する必要があります。収入印紙は郵便局や法務局内の販売所で購入し、定款に貼付したうえで公証役場へ持参します。
定款3通の製本
紙の定款の場合、同じ内容のものを3通作成する必要があります。
- 1通目：公証役場保管用（認証後、公証役場で保管される）
- 2通目：会社保管用（認証後に返却され、原始定款として永久保存）
- 3通目：登記申請用（法務局での設立登記申請時に提出）
これら3通すべてに発起人全員が実印で押印し、袋とじなどの方法で製本します。公証役場には3通すべてと、発起人全員の実印を持参しましょう。
電子定款を選ぶ場合の追加必要書類
電子定款を選択した場合、紙の定款とは準備するものが異なります。
| 区分 | 書類・機材 | 内容・補足 |
| 認証済み定款データ受け取り用 | 記録媒体（CD-R または USBメモリ） | 認証済み定款データを保存するために使用。空の状態で持参。公証役場によってはオンライン受領が可能で、不要な場合もある |
| 電子署名環境 | マイナンバーカード | 発起人全員が電子署名を行うために必要 |
| ICカードリーダライタ | マイナンバーカードを読み取るための機器 | |
| 電子署名用ソフト | PDF形式の定款に電子署名を行うためのソフト |
データ受け取り用の記録媒体
認証済みの定款データを受け取るため、CD-RまたはUSBメモリを持参する必要があります。空の状態のものを用意してください。公証役場によっては、認証済み定款をオンライン受領でき、記録媒体が不要な場合もあります。事前に管轄公証役場へ確認しましょう。
電子署名の準備
定款データはPDF形式で作成し、発起人全員が電子署名を行います。電子署名には、マイナンバーカードやICカードリーダライタ、専用ソフトなどの準備が必要です。
代理人が公証役場へ行く場合に追加される必要書類
発起人が多忙で公証役場へ行けない場合、代理人に手続きを委任できます。代理人は司法書士や行政書士のほか、発起人が委任した個人でも対応可能です。
- 発起人全員からの委任状（実印押印）
- 発起人全員の印鑑登録証明書（発行後3か月以内）
- 代理人自身の本人確認書類
- 代理人の印鑑（認印可、シャチハタ不可）
発起人からの委任状（実印押印）
代理人が手続きを行うには、発起人全員からの委任状が必須です。委任状には定款認証に関する権限を代理人に委任する旨を明記し、発起人全員が署名のうえ、実印を押印します。
様式は公証役場のウェブサイトでダウンロードできることが多く、専門家に依頼する場合は事務所側で用意してくれるケースが多いです。委任状の実印が本物であることを証明するため、発起人全員の印鑑登録証明書（発行後3ヵ月以内）もあわせて提出します。
代理人自身の本人確認書類と印鑑
委任状とは別に、代理人自身の本人確認書類（運転免許証、マイナンバーカードなど）と印鑑（認印可、シャチハタ不可）も必要です。手続き中に訂正が生じる場合に備え、忘れずに持参しましょう。
発起人が法人の場合に必要な特殊書類
株式会社の発起人は個人だけでなく、既存の法人（会社）がなることもできます。子会社を設立する場合などが該当します。発起人が法人の場合、個人の印鑑登録証明書や本人確認書類の代わりに、法人の公的証明書を準備します。
- 法人の登記事項証明書（履歴事項全部証明書）
- 法人の印鑑証明書
- （公証役場により）登記事項証明書の原本提示・写し
法人の登記事項証明書
個人の印鑑登録証明書に相当するものとして、履歴事項全部証明書（登記事項証明書）が必要です。法務局の窓口またはオンラインで取得できます。
法人の印鑑証明書
定款に押印された法人実印の正当性を証明するため、法人の印鑑証明書も必要です。こちらも法務局で取得します。いずれも発行後3ヵ月以内のものが有効ですので、取得時期に注意が必要です。
なお、公証役場によっては登記事項証明書の原本提示とコピー提出を求められる場合もあります。事前に管轄公証役場で確認しましょう。
各必要書類の詳しい準備方法と注意点
定款認証に必要なものは、定款本体、印鑑登録証明書、申告書まで多岐にわたります。これらの書類をスムーズに揃えるためには、それぞれの入手方法と注意点を正確に理解しておくことが重要です。
定款：公証役場提出用・会社保管用・登記申請用の3通を準備
紙の定款の場合、前述のとおり3通を作成します。公証役場保管用は認証を受けた後、公証役場で保管されます。会社保管用は認証後に返却され、会社の原始定款として大切に保管しましょう。
登記申請用は法務局での設立登記申請時に提出する書類です。3通すべてに発起人全員の実印での押印と製本が必要です。事前確認を行うことで、当日の修正指示や再訪問を避けやすくなります。電子定款の場合は、PDF形式で作成し電子署名を施したデータの準備が必要です。
発起人全員の印鑑登録証明書：発行後3ヵ月以内のものを用意
発起人全員の印鑑登録証明書は、定款の実印押印を証明する重要書類です。各発起人が住民登録している市区町村の役所で取得しますが、マイナンバーカードがあればコンビニのマルチコピー機でも取得できる自治体が増えています。
最も注意すべきは有効期限です。定款認証では発行後3ヶ月以内のものしか使えません。早く取りすぎると期限切れになる可能性があるので、タイミングを考えて取得しましょう。代理人が手続きを行う場合でも、発起人全員分の印鑑登録証明書が必要です。
実質的支配者申告書：記入方法のポイント
実質的支配者となるべき者の申告書は、会社を実質的に支配する人物を明らかにする書類です。株式会社の場合、議決権の4分の1超の株式を保有する個人が該当します。該当者がいない場合は、代表者が実質的支配者となります。
申告書には該当者の氏名、住所、生年月日などを記入し、その人物の本人確認書類（運転免許証やマイナンバーカードのコピー）を添付します。書式は日本公証人連合会のウェブサイトからダウンロードできますので、必ず最新のものを使用しましょう。
要チェック！定款認証にかかる費用の内訳
定款認証の費用は、電子定款の方が安くなります。紙と電子では金額差が大きいため、事前比較が重要です。
紙の定款の場合
紙の定款で認証を受ける場合の費用内訳は以下の通りです。
- 認証手数料：5万円（公証人への手数料、資本金100万円未満は1.5万円または3万円、100万円以上300万円未満は4万円）
- 収入印紙代：4万円（印紙税法に基づく税金）
- 謄本交付手数料：約2,000円（1ページ250円×約8ページ）
合計すると約9万2,000円です。
電子定款の場合
電子定款で認証を受ける場合の費用内訳は以下の通りです。
- 認証手数料：5万円（資本金100万円未満は1.5万円または3万円、100万円以上300万円未満は4万円）
- 情報内容証明書交付手数料：約2,000円（1ページ250円×約8ページ）
電子定款は印紙税法上の課税文書に該当しないため、4万円の収入印紙が不要です。そのため、費用総額は約5万2,000円となり、紙の定款より約4万円安くなります。ただし、電子署名を行うためのICカードリーダライタ（2,000～3,000円程度）などの初期費用が別途必要になる場合があります。それでもトータルでは電子定款のほうが経済的です。
定款認証の必要書類に関するよくある質問
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定款の認証手続きを進めるにあたり、必要書類の準備以外にも、手続き全体の流れや認証後の定款の扱いなど、さまざまな疑問が生じることがあります。特に初めて会社を設立する方にとっては、聞き慣れない用語や手続きが多く、戸惑うことも少なくありません。
ここでは、そうした定款認証手続きに関して頻繁に寄せられる質問とその回答をまとめました。具体的な疑問点を解消し、安心して手続きに臨めるようにしましょう。
定款認証の手続きは、予約から完了までどのような流れで進みますか？
まず公証役場に電話またはメールで連絡し、事前に作成した定款案を送付して内容を確認してもらいます。修正点などがなければ、公証役場を訪問する日時を予約します。
予約日に必要書類を持参して公証役場へ行き、公証人の面前で認証を受け、手数料を支払えば手続きは完了です。
認証してもらった定款の謄本は、その後の手続きでどのように使いますか？
認証済みの定款の謄本は、法務局で会社設立の登記申請を行う際に必須の添付書類となります。登記完了後も、金融機関で法人口座を開設する際や、各種許認可の申請、日本政策金融公庫などから融資を受ける際に提出を求められる重要な書類です。受け取り後は、会社の重要書類として厳重に保管してください。
合同会社を設立する場合も、定款認証は必要ですか？
合同会社（LLC）の設立では、定款の作成は必須ですが、株式会社と異なり公証役場での定款認証は不要です。法律で定款認証が義務付けられているのは、株式会社、一般社団法人、一般財団法人のみです。合同会社、合名会社、合資会社といった持分会社では認証手続きが必要ないため、設立費用を抑えられます。
まとめ｜チェックリストで確実な準備を
株式会社の定款認証では、定款形式、手続き担当者、発起人の属性により必要書類が異なります。全員に必須の基本書類は、定款本体、発起人全員の印鑑登録証明書、実質的支配者申告書、本人確認書類と印鑑の4点です。
紙の定款を選ぶ場合は4万円の収入印紙と3通の製本が、電子定款を選ぶ場合はデータ受け取り用の記録媒体が追加で必要になります。
書類に不備があると定款認証が完了せず、会社設立のスケジュールが大きく遅れることがあります。特に、印鑑登録証明書の有効期限（発行後3ヵ月以内）には注意が必要です。本記事のチェックリストを参考に、ご自身の状況に合わせて必要書類を漏れなく準備してください。
