税理士を変えたいけれど、これまでの付き合いを考えると変える旨を伝えにくいと感じる方も多いのではないでしょうか。感情的な衝突やトラブルになることを避け、円満かつスムーズに税理士を変えるには、適切な伝え方や伝えるタイミングを考えるべきです。ここでは、税理士を円満に変えるための伝え方のコツや、タイミング、手順などを解説します。当事務所では、さまざまな業種での経験を積んだ税理士が多数在籍しています。税理士を変えたいとご検討の際には、問い合わせフォームよりお問い合わせください。
目次
税理士を円満に変えるための伝え方のコツ
税理士を円満に変えるためには、「伝え方」が大切です。これまでの信頼関係を損なわず、相手の気分を害さないような配慮が求められます。
税理士と円満な関係を保ちながら変更を進めるための、具体的なコツを紹介します。
対面もしくは電話で伝える
税理士を変える意思を伝える際には、対面もしくは電話で直接話すことが望ましいです。メールや書面だけで一方的に伝えれば、冷たい印象を与えたり、不信感を与えたりする可能性があります。
とくに長年お世話になった税理士であれば、丁寧な対話と感謝を伝えることで、関係を円満に終えられるでしょう。対面や電話で話す際には、最後まで誠実な態度でいることで円滑に税理士を変えやすくなります。
また、税理士を変える旨を突然通告することや、一方的な連絡は、誤解や不信感を招く原因です。
突然の通告にならないように、事前にアポイントを取ることもマナーです。
状況に応じた変更理由の伝え方を考える
税理士を変える旨を伝える際には、相手との関係性やこれまでのやり取りを踏まえ、伝え方を工夫することが重要です。
相手との関係が良好で、誠実に対応してもらっていたケースでは、変更理由を率率に伝えても問題ない可能性もあるでしょう。ただし、不満や批判的な内容は避けた方が良いです。
「組織体制が変わって税理士も変更することになった」「新しい事業の立ち立ち上げに伴い、分野に詳しい税理士が必要になった」など前向きな理由であれば、相手にも納得してもらいやすいです。
一方で、関係性がこじれている場合や、税理士を変える旨を言いづらいと感じている場合は、角の立たない理由を伝えるという選択肢があります。
例えば、「親族に税務を任せることになった」「取引先に税理士を紹介された」などの理由が挙げられます。いずれにしても、相手の立場や気持ちを配慮し、自然な形で理由を告げることが大切です。
トラブルになりそうな伝え方は避ける
スムーズな関係解消を目指すには、感情的になって不満をストレートにぶつけることは避けるべきです。
不満を直接伝えれば、相手のプライドを傷つけたり、気分を害したりする可能性が高いです。結果的に、関係が悪化することも考えられます。
「どうせ変更するのだから最後に言いたいことを言おう」と不平不満を伝えれば、一時的にはすっきりするかもしれません。しかし、感情的な関係解消があったという評判が業界で広まったり、再び依頼したいと考えても頼みづらくなったりします。
できるだけ冷静に、相手の立場にも配慮した言い回しを選びましょう。円満な関係解消を目指すことは、会社の評判や信頼の維持にもつながります。
感謝の気持ちも伝える
税理士を変える旨を伝える際には、これまでのサポートに対する感謝の気持ちを忘れずに伝えましょう。
どのような理由があったとしても、一定期間は自社の業務を支えてくれた存在であることに変わりはありません。
「これまでは本当に助かりました」「丁寧に対応していただき感謝します」など、一言添えるだけで、相手の受け取り方は変わります。税理士側は、「一方的に解除された」と感じにくくなり、納得いく形での契約終了だと考えるでしょう。
たとえ不満があった場合でも、不満は口に出さず、感謝を一言伝えることで関係を良好に保ちやすくなります。
また、感謝を伝える行為は相手のためだけではなく、会社や自分自身の印象を良くすることにつながります。
税理士を変える意向を伝えるタイミング
税理士を変える際には、伝え方だけではなく「伝えるタイミング」も同じくらい重要です。伝える時期を誤れば、業務に支障が出たり、相手との関係性が悪化したりする可能性があります。
税理士を変える手続きをスムーズかつ円満に進めるためにも、適切なタイミングで変更を伝えましょう。
決算や申告が終わったとき
税理士を変える適切なタイミングとして、決算や確定申告など重要な業務がひと段落したタイミングが挙げられます。
決算や確定申告は税理士にとっても重要であり、負荷が大きいため、途中で変更を申し出ると混乱やミスを招く恐れがあります。申告業務が完了していれば、キリの良い時期として相手も受け入れやすいでしょう。
また、決算や申告のための書類が揃っているタイミングになるため、引き継ぎ業務もスムーズに進めやすいです。経理業務の区切りがついた段階を見計らい、税理士変更を伝えるための連絡やアポイントを取りましょう。
税理士を変えるタイミングに決算書が重要な鍵になることに関しては、以下の記事にも書かれています。
顧問契約の更新前
顧問契約の更新の時期は、税理士変更を伝える理想的なタイミングです。顧問契約は年単位で締結され、更新時期には税理士の見直しや変更が行われることが多いです。
更新前に伝えておけば、契約の自動更新を回避でき、違約金などの余計な出費の発生を防げます。
また、税理士側も更新の有無を把握していればスケジュール調整しやすくなり、相手に迷惑をかけることも避けられます。
関係が悪化しないように変更を進めるには、「契約更新のタイミングで見直すことになった」と言えば、自然で角も立ちにくいです。
事前に契約内容や更新日を確認し、余裕を持って対応しましょう。
繁忙期を過ぎたとき
税理士には、確定申告や決算以外にも、顧問先の異動が多い年度末や新年度、年末調整・法定調書の提出が重なる年末～年始など、業務が集中する時期があります。
こうした繁忙期は、税理士自身が多くのクライアントの対応に追われているため、税理士を変えることには不向きです。
引き継ぎに必要な書類整理や説明の時間を確保しにくく、スムーズに変更手続きができないことが予想されます。
また、繁忙期の途中で税理士を変えれば、税務業務でのトラブルやミスが起こるかもしれません。そのため、税理士の繁忙期は変更を避け、落ち着いたタイミングで変更の意思を伝えることが良いでしょう。
新年度が始まる前
事業の新年度が始まる時期も、税理士を変える旨を伝えることに適しています。新年度が始まるタイミングは、前年度の税務処理や申告業務が一段落しており、新しいスタートを切りやすい時期です。
とくに法人は、4月からの新年度に向けて社内の業務体制を見直す企業も多く、税理士変更が行われることも多いです。現在依頼している税理士との契約に区切りをつけやすく、引き継ぎ作業もスムーズに進めやすいでしょう。
年度の途中で税理士を変えることも可能ですが、タイミングを誤ると税務処理や申告準備に影響が出る可能性があるので注意が必要です。
新しい税理士が新しい業務に慣れるまでの期間や、関係を構築することを考えても、余裕のある時期に変更をする方が安心です。
現在依頼している税理士を変更して新しい税理士への依頼を検討しているという場合は、問い合わせフォームよりご連絡ください。
税理士を変える旨を伝えるための手順
現在依頼している税理士との関係が悪化しないように変更を進めるためには、伝えるタイミングや方法、内容など配慮が求められます。
円満に税理士を変える旨を伝えるために、以下の手順を踏みながら慎重に進めましょう。
事前に変更の目的や理由を整理する
税理士を変える旨を伝える前に、なぜ変えたいのか理由や目的を明確にしましょう。理由や目的を曖昧なまま伝えると誤解を招き、感情的な対立に発展する可能性があります。
また、変更する理由や目的を整理することで、事前に伝える際の言葉選びもできます。冷静に話を進めるためには、言葉選びも大切です。
「対応に不満がある」「料金体系に見合っていない」など変更理由はさまざまですが、すべてを正直に伝える必要はありません。相手がビジネス視点で納得できる説明を準備しておけば、納得してもらいやすくなります。
税理士を変える理由に関することは、以下の記事に詳しく書かれており、参考になります。
伝えるタイミングを見極める
税理士を変える意思を伝えるタイミングは、円満な契約終了に向けて重要な部分です。タイミングを誤れば、関係悪化や引き継ぎが上手くいかないなどのトラブルに発展するリスクがあります。
例えば、確定申告や決算業務の直前・途中など、税理士の繁忙期に伝えることは避けた方が良いでしょう。業務が一段落した時期や、契約更新のタイミングなど、相手に負担の少ない時期が理想的です。
また、引き継ぎする時間を考慮し、余裕を持ったスケジュールで伝えることが望ましいです。急な通告はトラブルになりやすいため、事前にスケジュールを逆算して伝えるタイミングを見極めましょう。
税理士を変えるタイミングに関しては、以下の記事に詳しく書かれているので参考になります。
冷静に誠実な姿勢で伝える
実際に税理士へ変える意思を伝える場面では、冷静で誠実な対応をすることが大切です。
事前に変更の理由や目的を整理していても、実際の場面では感情的になってしまうこともあるでしょう。感情的に相手に伝えれば、相手の気分を害して関係を悪化させる可能性があります。
相手の立場や気持ちに配慮しながら、丁寧な言葉で相手が納得しやすい説明をすることが大事です。感謝の言葉も添えるとより良いです。
税理士を変えることは言いにくい話ですが、落ち着いた態度で誠意を持って伝えれば、相手も理解してくれるでしょう。
書面やメールでフォローする
税理士を変える旨を口頭で伝えた後は、書面またはメールで正式に通知します。税理士との関係は契約の一種になるため、トラブルを避けるためにも文書で記録に残しておくことが重要です。
文書での通知には、契約終了の意思や終了予定日、感謝の言葉などを簡潔にまとめます。相手が内容を理解しやすい形で文書にすると良いでしょう。
書面やメールなど記録に残る形で残しておけば、双方の認識のズレが生じることも防げます。口頭での伝え方は配慮が必要ですが、文書や手続きは事務的で問題ありません。
税理士を変える際には新しい税理士と相談しながら進めましょう
税理士を変えるには、変更通知や引き継ぎ、契約など複数の段階を経ながら進めるものです。円滑に変更手続きを進めるには、現在依頼している税理士との関係を円満に維持することが重要です。
税理士を変える意思を伝えた後は、新しく依頼する税理士との間で引き継ぎ内容の確認を行い、スムーズに業務が移行できるように進めましょう。
新しい税理士と事前にしっかりコミュニケーションを取り、引き継ぎ内容や時期、書類やデータの扱いなど具体的に相談しておくとトラブルを未然に防ぎやすくなります。
小谷野税理士法人では、さまざまな業種や業態に対応してきた経験豊富な税理士が多数在籍しています。税理士変更のご相談も承っているので、変更をご検討の際には問い合わせフォームよりご相談ください。
