個人事業主が確定申告を行う際に、経費の計上漏れをしていた場合、所得税額に影響して、過剰な税金を支払わなくてはならない事態に陥ります。普段はあまり意識していない出費の中にも、経費として計上できるものが隠れていたケースです。この記事では、個人事業主が忘れがちな経費の種類や、確定申告前に確認しておいたほうがよいポイントについて詳しく解説します。経費となるものを正確に把握して計上することで、結果的に節税にも繋がりますので、計上漏れがないかを改めて確認しておきましょう。
目次
個人事業主の経費の考え方
個人事業主にとっての経費とは、事業を行う上で発生した欠かせない支出である費用のことです。経費として支出した金額を確定申告で漏れなく計上することで、所得税や住民税の負担を軽減できるため、経費を正しく把握しておくことは重要です。
確定申告では、経費が多ければ多いほど所得金額は少なくなり、結果として納税額を抑えられることから、節税に繋がります。しかし、実際にはどのような支出が経費になるのか、判断に迷うケースもあり、最終的には税務署が判断します。
事業内容によって経費にできるものが多少異なりますが、一般的には「収入を得るために必要な出費」であれば必要経費として認められるため、税理士に相談するのがおすすめです。中には、細かい金額も経費として計上できるケースがあるため、忘れがちな経費がないか、ご自身の事業に関わる支出を改めて確認しましょう。
個人事業主が計上を忘れがちな経費
確定申告の中には、計上を忘れがちな経費がいくつかあります。日々の細かな出費やプライベートと混同しやすい費用の中には、事業に関わる経費として認められるものが含まれているケースがあります。
個人事業主が経費として意識しづらい経費には、どのようなものがあるのか確認していきましょう。
交通費・旅費
取引先への訪問やセミナー参加のための移動費など、事業に関わる移動で発生する交通費や旅費は、経費として計上できます。具体的な費用として、電車賃、バス代、タクシー代、飛行機代などが該当します。
中でも、特に忘れがちなものとしては、車の移動の際に発生する以下の料金も対象です。
- 高速道路代
- 有料道路代
- パーキング代
車移動の際にかかる費用も、事業遂行のために必要な支出であれば、旅費交通費として計上できます。さらに、出張時の宿泊費なども含まれるため、出張の際には領収書や利用明細などをしっかりと保管し、確定申告の際は適切に処理しましょう。
消耗品代
事業で使用する文房具や事務用品などの消耗品は経費として計上できます。具体的には、ボールペンやノート、印刷用紙などの文房具、プリンターのインク、清掃用品といったものが該当します。
さらに、以下についても、事業で使用していれば消耗品費に含めて構いません。
- コピー機やスキャナーのような10万円未満の事務機器など
- 灯油やガソリン代の一部
1台当たり10万円以上の場合は、減価償却して処理しましょう。
消耗品はこまめな買い替えの必要性や単価が小さいため、見落としがちです。レシートの紛失、まとめて購入した際にプライベートな買い物と混ざることも多く、経費として計上するのを忘れやすいのでご注意ください。
日々の小さな出費も積み重なると大きな金額になるため、意識して記録・保管しておくことが大切です。
広告宣伝にかかる費用
事業の認知度向上や集客のためにかかる費用などのいわゆる広告として活用した費用も経費として認められます。広告宣伝費として計上するためには、不特定多数の顧客に向けた宣伝であることが条件です。
具体的な例としては、名刺作成費用、チラシやパンフレットの印刷費、ウェブサイトの制作費用、インターネット広告費、SNS広告費などが「広告宣伝費」に該当します。さらに、看板設置費用や試供品にかかる費用なども広告宣伝費に含まれるケースがあるため、把握しておきましょう。
また、オンラインでの広告や宣伝活動にかかる費用は、決済した際の利用明細などの保管が必要です。オンライン上での取引の場合においても、支払い明細書を発行し、いつでも確認できるよう必ず保管しておきましょう。
書籍や資料代
事業に関連する知識習得や情報収集のために購入した書籍や資料に関係する費用も経費として処理できます。以下のように、事業にまつわる書籍（電子書籍を含む）が経費に該当するので、確認しておきましょう。
- 業務に必要な専門書
- 業界誌
- 定期購読している新聞
- 雑誌の購読料
- オンラインで購入した電子書籍
事業用として活用しているのであれば、経費として「新聞図書費」といった勘定科目での計上が認められます。事業では知識や情報のアップデートは事業の継続・発展に必要なため、書籍費用も忘れずに計上しましょう。
通信にかかる費用
事業で使用する通信にかかる費用も経費として計上できます。固定電話や携帯電話の通話料、インターネット回線の使用料などは「通信費」にあたります。そのほか、以下の代金も通信費に該当しますので、確認しておきましょう。
- 切手代やハガキ代
- クラウドサービスの月額費用・利用料
- レンタルサーバー代
- ソフトウェアの利用料
送料などについては、事業に関する郵送のために使用したものであれば、「通信費」もしくは「支払手数料」として計上可能です。
また、事業専用の回線や端末を法人契約で使用している場合は全額を経費にできますが、プライベートと共用している場合は家事按分が必要です。確定申告をする前に、契約内容や利用実態を必ず確認しましょう。
接待や交流にかかる費用
事業に関係する取引先や関係者との会食や、お歳暮などの贈答品などの費用は、「交際費」または「会議費」として計上できるケースがあります。
- 会議費：飲食を伴う打ち合わせ費用が該当. 参加者の人数や目的によっては計上できるケースがある。
- 交際費：お歳暮やお中元、慶弔費なども事業に関係するものが該当。
ただし、事業に関する経費として認められるか不明なものもあるため、領収書に加えて、参加者や目的などを記録しておきましょう。ただし、個人的な飲食や贈答品は経費にはなりませんので、区別が必要です。
従業員の福利厚生にかかる費用
個人事業主であっても、従業員を雇用している場合、従業員の福利厚生にかかる費用は経費として計上できます。具体的には、以下のものが該当します。
- 健康診断費用
- 慰安旅行費用
- 忘年会や新年会などの飲食費用
上記の費用は従業員全体の福利厚生を目的としたものであり、かつ社会通念上妥当な金額でなければなりません。一定の要件を満たせば、福利厚生費として費用を計上することが可能です。
ただし、個人事業主自身の健康診断費用などは原則として経費になりません。忘年会などの飲食費用を計上する際は、領収証だけではなく、参加者や目的を記録しておくことが重要です。
事務所の維持にかかる費用
事業を行うために使用している事務所にかかる維持費についても、経費として認められます。事務所を借りている場合にかかる以下のような維持費が対象です。
- 地代家賃：家賃、共益費、管理費
- 事務所のメンテナンス費：事務所の修繕費、設備のメンテナンス費用、清掃費用など
- 事務所にかかる保険料：火災保険料、地震保険料、事業用の建物や設備にかかる損害保険料
- 事務所にかかる税金：固定資産税・都市計画税の一部（事業として使用している割合に応じて経費に含める）
このように、事務所の維持費として計上できる費用は多くありますので、事務所を設けた際は専門の税理士に確認しておくと安心です。
その他業務に関する費用
上記以外にも、事業に関連して発生する様々な費用を経費として計上できます。例として、以下のようなものも経費に該当します。
- 事業の専門家（税理士や弁護士など）に支払う報酬
- 各種研修費
- セミナー参加費用
- 資格取得費用
- 業務に必要な手数料（振込手数料など）
- 事業用のクレジットカードの年会費
上記のような費用も、利用した際に領収書や請求書を保管し、忘れずに経費として計上しましょう。事業によって経費とされるものが多少異なるため、どのような費用が含まれるかを把握するのは難しいと感じる方は、専門家にご相談ください。
自宅を仕事場にしている場合に計上できる経費
ご自宅を仕事場として使用している個人事業主は、家賃や水道光熱費など、本来は「家事関連費」となる支出の一部を、事業の経費として計上できます。ご自宅と事業所の両方で使用されている欠かせない事業経費を「家事按分」と呼びます。
家事按分を行うことで、自宅関連の費用の一部を経費に算入し、節税につなげることが可能です。具体的には、以下のようなものは確定申告にて家事按分で計上できます。
- 家賃の一部
- 水道光熱費
- 通信費
- 引っ越し費用
ここからは、上記の費用の家事按分の算出方法について、それぞれ詳しく見ていきましょう。
家賃の一部
ご自宅を仕事場や自宅兼事務所として使用している個人事業主の場合、確定申告の際に、家賃の一部を経費として計上できます。一般的には、以下の内容を基準にして、按分率を算出します。
- 仕事部屋の床面積が自宅全体の床面積に占める割合
- 仕事に使用している時間
上記の基準をもとに算出した按分率を、家賃に乗じて得られる金額が、必要経費として計上可能です。例えば、自宅の床面積のうち30%を仕事場として使用している場合は、家賃の30%を経費に計上できます。
水道光熱費
自宅兼事務所の場合、水道光熱費（電気代、ガス代、水道代）も家事按分により、一部を経費にできます。光熱費の按分方法は、仕事に使用している時間や使用量などをもとに、合理的に算出しましょう。例えば、光熱費は以下のように計算します。
- 電気代：仕事時間中の使用割合や、事業用に使用する電気機器の消費電力などを考慮して按分率を計算。
- 水道代・ガス代：事業でどの程度を使用しているかを合理的に説明できる方法で按分する。
毎月の検針票や請求書を確認し、按分計算を行った上で経費として計上しましょう。
通信費
ご自宅のインターネット回線や電話回線を事業とプライベートで共用している場合、通信費も家事按分により一部を経費として処理できます。通信費の按分方法は、以下のように事業に使用した時間や通信量などをもとに、按分する割合を算出します。
- インターネット使用時間のうち事業に費やした時間の割合
- 携帯電話料金を含む事業用電話の通話時間、通話料、データ使用量の割合
どの程度を事業用として利用しているのかについては、事業によって異なりますが、毎月の利用明細は必ず保管し、確認しておきましょう。
法人回線や事業専用機器をお持ちでない方は、基本的に家事按分が必要です。多く使用した際などは、こまめに履歴を残す習慣をつけておくと、経費を把握しやすくなるのでおすすめです。
引っ越し費用
自宅兼事務所を引っ越しした場合、引っ越しにかかった費用についても、経費の一部として計上できるケースがあります。確定申告をする際は、引っ越し後の自宅兼事務所の家事按分率を用いて、引っ越し費用全体のうち、事業用とみなされる部分を計算して算出します。
例えば、引っ越し後の家賃の按分率が30%であれば、引っ越し費用全体の30%を経費として計上する仕組みです。その際に、以下の費用も事業用部分を按分して経費に含められることがあります。
- 不動産会社に支払う仲介手数料
- 大家に支払う礼金（※20万円を超える場合は、繰延資産として一定期間にわたって経費にする必要がある）
ただし、敷金は「資産」となるため経費にはなりません。引っ越しをした際は、領収書や費用明細を必ず保管しておきましょう。
このように、家事按分率については、合理的な根拠に基づいて按分率を計算し、その割合に応じた適切な金額を確定申告に反映させなければなりません。計算が難しいと感じる方は、税理士などの専門家に相談しましょう。
個人事業主が確定申告前に確認すること
確定申告で経費を漏れなく計上するためには、確定申告をする前に、あらかじめ確認しておきたい点があります。特に、日々の記帳や領収書の整理をまとめて行っていると、抜け漏れが発生しやすくなるため、注意が必要です。
確定申告の準備を始める前に、ご自身の事業に関わる一年間の支出をしっかりと見直し、経費にできるものを見落としていないか確認しましょう。
領収書やレシートの確認
経費を計上するためには、必要経費として支出したことを証明する書類を用意しなくてはなりません。そこで、経費の証拠となる領収証、レシート、費用明細といった書類を保管しておく必要があります。
各書類を経費の証拠とするためには、以下の情報が記載されていることを確認しておきましょう。
- 日付
- 金額
- 但し書き（必要に応じて）
確定申告前には、一年間に受け取った領収書やレシートをすべて集めて整理しましょう。各書類が事業に関係する支出であるかを確認するためにも、必要に応じて但し書きなどを追記しておくと安心です。支払い内容で不明確なものはないか、あらかじめチェックしておきましょう。
また、クレジットカードの利用明細や銀行の入出金明細なども、経費の証明として使用できる場合があります。インターネットの通信費などは引き落としにしている事業所も多いため、通帳と帳簿が一致していることを確認しておきましょう。
家族が支払った費用の確認
個人事業主の場合、生計を一にしている家族が事業に関連する費用を支払っているケースもあります。例えば、以下のようなケースです。
- 家族名義のクレジットカードで事業用の備品を購入する
- 家族の銀行口座から事業用の家賃や光熱費が引き落とされている
このような家族名義となっている支出や費用も、事業に関わる支出であれば経費として計上できます。確定申告前には、ご家族に確認を取り、事業に関連する支払いがないかを確認しましょう。
また、支払いの事実を証明するために、領収書やクレジットカード明細、銀行の通帳などを保管しておく必要があります。計上から漏れやすい経費については、ご家族と共有しておくと安心です。
家事按分の計算
家事按分とは、経費計上の際に全額を経費とするのではなく、事業で使用しているとされる分の金額のみが計上される仕組みのことです。ご自宅を仕事場にしている個人事業主は、家事関連費を事業用とプライベート用に按分して経費を計上します。
確定申告前には、この家事按分の計算が適切に行われているかを確認しましょう。按分率の根拠（床面積の割合、使用時間の割合など）が明確であり、合理的に説明できるものであるということが重要です。
一年間の水道光熱費や通信費などの合計額を集計したうえで、算出した按分率を乗じて事業用の経費を計算します。必ず計算間違いがないか、また按分対象となる費用をすべて含めているか確認しましょう。難しい場合は、専門家に依頼することをおすすめします。
経費として確定申告する際の注意点
ここでは、経費を確定申告をする際に、注意しておきたい点を3つ、押さえておきましょう。
- 経費に上限はないが、事業規模以上の場合は税務署に確認される可能性がある
- 経費に含まれない費用を確認しておくこと
- 10万円以上の事務用品などは「消耗費」ではなく「減償却資産」となる
以下で詳しく解説します。
経費には上限がない
経費として計上できるものについては、特に上限がないため、計上できる経費は確定申告できます。ただし、売上が少ないにもかかわらず、あまりにも経費が多いとみなされるような多額の計上については留意が必要です。
税務署から「本当に事業に必要な経費なのか」を確認されるケースもありますので、事業規模に見合わない金額の経費計上をする際は、ご注意ください。
経費に含まれない費用
経費として計上できるものについては、事業にかかわる必要な費用として支出されたものに限ります。そのため、以下のような費用については経費に含めることができません。
- 私的な飲食費
- 私的な買い物の費用
- 私的な交際費・旅行費
- 私的な医療費
- 事業とはかかわりのない個人の税金
- 生計を一にする家族への給与（青色申告者の場合は経費として処理が可能）
医療費などについては、従業員が対象となるものは福利厚生費として処理される場合もあります。しかし、基本的には事業主が個人的にプライベートなものとして購入し、支出した費用については、経費として含まれません。
減価償却される費用もある
経費として計上をする際に、中には減価償却される費用があるため、計上を間違えないようにしましょう。基本的に、10万円以上するものについては「消耗品費」として計上するのではなく、「減価償却資産」として計上する必要があります。
例としては、10万円以上の金額で購入した以下の用品が該当します。
- パソコン
- コピー機などのオフィス機器
- 家具
車や建物などについては「資産」といった認識がありますが、上記で挙げた事業で使用する物品についても「減価償却資産」として計上しなくてはならない点に留意しましょう。
まとめ
個人事業主が確定申告で経費を漏れなく計上することは、所得税額を適正にするためにも、大事な事務作業です。
突発的な消耗品の購入や交通費、事業にかかわる書籍代などの、日々の細かな支出やプライベートと混同しやすい費用の中に、忘れがちな経費が隠れているケースがあります。自宅兼事務所の場合は、家賃などの必要経費を家事按分して経費に算入できます。計算方法については税理士などの専門家に依頼するのがおすすめです。
経費の計上漏れについては、こまめな記帳や証拠となる書類の保管を習慣づけ、計画的に確定申告の準備を進めることで防げます。結果的に節税に繋がるケースも多いため、担当税理士とこまめに連携しましょう。
