精算表の書き方やスムーズに作成するコツを分かりやすく解説！

精算表は、決算をまとめるために準備する書類の1つです。貸借対照表や損益計算書の作成において役割を果たし、精算表の精度によって決算の正確性が左右されます。しかし、精算表は複雑に見えるため、不安に感じる方も多いでしょう。実は、精算表は作成のコツやポイントを知れば、経理業務に慣れていない方でもスムーズに作成できます。本記事では、精算表の基本的な書き方から効率よく作成するコツまで、分かりやすく解説します。

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精算表は会計処理をスムーズに進めるための集計表

精算表とは、企業の1年間のお金の動きや資産状況をまとめるための集計表です。決算時に準備する書類の1つで、会計処理をスムーズに進めるために活用されます。

具体的には、売上や経費が正しく記録されているかをチェックしたり、利益がどれくらい出ているかを確認したりする際に使われます。また、決算書である損益計算書や貸借対照表を作成する前の準備資料としても欠かせません。

精算表を作成すれば、お金の動きや計算の修正などをまとめて確認できるため、一連の流れを簡単に確認できます。記入・計算のミスを防げるため、正確な決算書をスムーズに作成できます。

精算表の作成は、始めは手間に感じるかもしれませんが、ミスを減らすための有効な手段です。慣れるまでは作成のスピードよりも正確性を重視し、決算資料の土台として活用しましょう。

精算表の書式は8桁精算表が一般的

精算表には複数の書式がありますが、一般的に使われるのは8桁精算表です。具体的な項目は、以下の通りです。

6桁精算表の特徴は、修正欄がなくシンプルな形式である点です。簡潔に精算表を作成したい方に適しています。

8桁精算表は最も一般的な書式で、多くの経理担当者が活用しています。企業からの指定がなければ、8桁精算表の活用がおすすめです。

10桁精算表の特徴は、修正後残高試算表を加えることで、より正確な資料作成が可能な点です。記入の手間はかかりますが、正確性を重視する方に向いています。

精算表の書き方に慣れたら、自身の好みに合わせて、何桁の精算表を活用するかを検討しましょう。

精算表の書き方の流れ

精算表の書き方は、手順に沿って進めれば簡単に覚えられます。基本的な流れは4つのステップに分かれており、順番通りに進めれば効率的に作業が進められます。

慣れないうちは、ひとつずつ丁寧に作業するのが大切です。始めは時間がかかるかもしれませんが、手順を覚えればスムーズかつ正確に作成できるでしょう。

残高試算表に数値を記入する

始めにやる作業は、残高試算表への記入です。修正を行わず、他の欄は空白のままにしておくとよいでしょう。

以下の表では、普通預金・売掛金・通信費を用いた一例です。

上記のように、まずは勘定科目ごとの残高を記入します。この段階の目的は、残高を正確に写すことです。後のステップで修正仕訳を行い、各欄に反映していくための土台づくりだと言えます。

修正欄に数値を記入する

続いては、修正記入に数値を記入します。ミスなく修正を記入するのが、正確な会計処理を行うポイントです。以下で一例を用いて解説します。

修正項目にミスがあれば、最終的な決算資料に影響します。時間がかかっても、正確性を重視し、ミスのないように努めましょう。

損益計算書と貸借対照表に数値を記入する

以下は、修正内容を損益計算書と貸借対照表に記入したものです。

ポイントは、損益計算書・貸借対照表にミスなく記入する点です。ここでミスをしてしまうと、決算資料全体に影響してしまいます。

個人事業主やフリーランスで頼る方がいない場合は、税理士に相談するのも手段の1つです。困ったらひとりで悩まずに相談するのがおすすめです。

当期純利益を算定する

ここまでの処理が完成すれば、最後は当期純利益を算定し、一通りの作業は完了です。

損益計算書の貸方と借方の差額から、当期純利益を算出します。貸方の合計が借方を上回る場合は、その差額を借方に記入します。

借方が貸方より大きい場合は当期純損失となり、貸方への記載が必要です。算出した純利益や純損失の金額は、それぞれ貸借対照表の貸方または借方へ転記します。

ここでのポイントは、損益計算書と貸借対照表の差額が合致する点です。差額が違う場合は、資料を見直さないといけません。何度見直しても修正できない方は、専門家への相談がおすすめです。

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精算表をスムーズに作成するコツ

精算表の作成は慣れるまで大変かもしれませんが、コツを押さえれば効率的に作成できます。日常的な業務改善やツールの活用など、スムーズに作成するコツは複数あります。また、注意点を把握しておけば、ミスを防ぎながら正確な精算表を作成できるでしょう。

修正内容はこまめに反映する

日々の業務で発覚したミスは、こまめに反映するのが大切です。間違いを見つけた時は、早めに修正しておくと精算表作成時の負担を減らせます。

まとめて修正すると作業量が多くなり、ミスの原因にもつながります。毎日処理するのが難しい場合は、月末にまとめて確認するのもおすすめです。慣れてきたら、自分に合った方法で、無理なく処理しましょう。

よく使う決算仕訳を整理する

よく使う決算仕訳をあらかじめ整理しておくのが大切です。毎月発生する減価償却費や給料の未払計上、貸倒引当金の設定などは、事前に仕訳パターンを把握しておきましょう。

決算仕訳は似たようなパターンが多いため、過去の資料を整理しておくと便利です。よく使う勘定科目や計算方法をまとめておけば、スムーズに作成できます。

また、決算仕訳のテンプレートを作成しておけば、引継ぎする時にも役立ちます。結果として、精算表作成の品質向上と業務効率化を同時に実現できるのがメリットです。

Excelを活用する

精算表作成には、Excelをツールとして活用できます。データの管理もしやすく、修正も簡単に行えるためおすすめです。Excelに勘定科目を記入すれば、数値を入力するだけで自動的に合計や差額を算出できます。

さらに、過去のデータと比較したり、修正前後の数値を見比べたりする際にも便利です。基本的には8桁精算表に倣って、表を挿入すれば精算表として機能します。手軽に精算表を作成したい方は、Excelの活用をおすすめします。

注意点を把握しておく

精算表作成時の主な注意点は、以下の通りです。

• 借方と貸方の合計が一致している
• 損益計算書と貸借対照表に正しく振り分ける
• 修正内容の根拠を明確にしておく

金額の一致や勘定科目の振り分けは、先述した通りですが、修正内容の根拠も明確にしておきましょう。期間中に行った修正は、時間が経てば内容を忘れてしまいます。

特に上司への報告が必要な方は、修正を行うたびに理由を記録しておくと、説明時に役立ちます。どれも基本的なことですが、スムーズに作成するために、日頃から心がけておくのが大切です。

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よくある質問

ここでは精算表の書き方に関連して、よくある質問の解説をします。

精算表の簡単な覚え方は？

スムーズに書き方を身につけるコツは、以下の通りです。

1. 作成手順を覚える
2. 勘定科目の振り分けを覚える
3. 計算ミスを減らす

上記の手順を繰り返し慣れていけば、精算表の書き方は自然に身につきます。基本を知って、正しく実践していきましょう。

損益計算書と貸借対照表の違いは？

それぞれの違いは、以下の通りです。

上記の違いがありますが、勘定科目をどちらに反映するかを覚えるのは、すぐには難しいかもしれません。分からない場合は、一つひとつ調べながら作業するのがおすすめです。慣れてくると、どちらに記載すべきか自然に判断できるでしょう。

簿記2級と3級で精算表の書き方は違う？

2級と3級で、書き方に関する大きな違いはありません。ただし2級は、棚卸減耗損や商品評価損など、3級では扱われない勘定科目が出てきます。そのため、修正内容の難易度が上がっており、処理に時間がかかります。それでも精算表の構造や記入方法は同じため、3級の知識があれば2級にも対応できるでしょう。

精算表の書き方に困ったら税理士に相談がおすすめ

精算表は決まった手順で進めれば誰でも作成できますが、企業の規模や業種次第では複雑な処理が必要になる場合もあります。決算整理仕訳の内容が多岐にわたり、会計基準の判断に迷ったりする際は、専門知識が求められます。

精算表の書き方に困っている方は、税理士への相談がおすすめです。専門家のサポートがあれば、正確な精算表の作成が可能です。小谷野税理士法人では無料相談を行っているため、まずはお気軽にご利用ください。

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