在宅勤務（リモートワーク）が普及する中、在宅勤務をする従業員の経費計上範囲について、疑問を感じる企業の人事担当者や経理担当者は多いのではないでしょうか？在宅勤務にまつわる費用を把握すれば、透明性の高い経費計上に繋がるはずです。この記事では、在宅勤務で経費として認められる項目や注意点などについて、詳しく解説します。
目次
在宅勤務中で経費に含まれる項目
在宅勤務を導入する企業が増加する中で、企業の人事担当者や経理担当者が従業員の経費を適切に管理する重要さも増しています。経費計上ができる項目を把握すれば、経費処理がスムーズになり、従業員の生産性を維持できます。具体的に、どのような項目が経費として認められるのでしょうか？
在宅勤務に伴う費用を企業が負担する場合は給与として課税する
在宅勤務にまつわる経費として企業が従業員に支給する費用は、基本的に給与として課税されます。しかし、在宅勤務に伴う費用が業務に必要な経費として処理される場合、税務上の取り扱いが異なるため注意しましょう。
例えば、通信費や電気代の一部など、従業員の在宅勤務に直接関連する費用は、注意深く分類し経理処理する必要があります。そのため、在宅勤務における費用の取り扱いについて詳細なルールを把握しておくと良いでしょう。
ただ、給与として課税されないケースも存在します。例えば、「在宅勤務手当」です。企業が従業員に「在宅勤務手当」として費用を支給した場合は、一定の範囲内であれば課税されません。
例外もあることをふまえたうえで、確認することが重要です。
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経費として認められる項目
在宅勤務時に経費として認められる項目の一つに通信費があります。自宅のインターネット接続費用や業務用の携帯電話料金なども対象です。
次に、電気代の一部も経費として計上可能です。業務に必要なパソコンや周辺機器を使用するための電気代が該当します。さらに、デスクや椅子といった業務に必要な家具の購入費も経費として認められる場合があります。
業務用ツールの費用
在宅勤務を導入している企業では、業務に必要なパソコンやソフトウェア、セキュリティソフトやWebカメラなどのツールを企業が購入するのが一般的です。ツールにかかる費用は直接業務に関連しているため、経費計上が可能です。
業務用ツールの購入は、企業の人事担当者や経理担当者が費用を適切に処理できるよう、企業が直接購入して従業員に支給する形が推奨されています。そのため、経費の計上範囲が明確になり、経費処理がスムーズに行えるでしょう。
事務・消耗品の費用
紙や文房具をはじめとした消耗品は業務において必要です。そのため、消耗品にかかる費用も、業務に必要な範囲ならば経費として認められます。具体的な経費計上の方法としては、従業員へ一定の金額を前もって毎月支給したり、購入に基づいて実費精算したりとさまざまです。
通信費の一部
在宅勤務では、インターネットや電話の使用頻度が増加します。インターネットや電話にかかる通信費も、一部を経費として計上可能です。企業が通信費を一部負担する際には、具体的な使用基準を設定し、その基準に基づいて実費精算を行う方法が一般的です。
例えば、使用量に応じた実費を逐一確認し、証明書類をもとに精算する方法があります。明確な基準を設ければ、企業は従業員の在宅勤務にまつわる通信費を適切に管理できるでしょう。
水道光熱費の一部
在宅勤務では、従業員の自宅の水道光熱費が増加する可能性があります。水道光熱費を経費計上する際には、計上できる範囲を具体的に定めると良いでしょう。
例えば、在宅勤務時間に応じて、水道光熱費の一定の割合を企業が負担する方法が考えられます。具体的な金額や割合を設定するために、従業員の同意を得ておきましょう。
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従業員が経費を負担する場合の注意点
在宅勤務にまつわる経費計上が可能な範囲を明確にすれば、企業の透明性や従業員満足度の向上に繋がります。適切に経費を処理しないと、従業員に負担をかけるだけでなく、税務上の問題や法的トラブルに発展する可能性もあります。従業員が経費を負担する際は、どのような点に注意すれば良いのでしょうか？
就業規則での規定が必要
就業規則に在宅勤務にまつわる経費について明確な規定を設ければ、企業の透明性と公平性を維持できるでしょう。就業規則には、従業員がどのような場合に経費を申請できるか、企業がどの範囲の経費を負担するかを明記してください。具体的なガイドラインの設定は、経費の過剰請求や不正利用を防ぎ、企業と従業員間のトラブルを未然に防げます。
特に注意が必要な経費項目
在宅勤務にまつわる経費の中で特に注意すべき項目として、業務の遂行に必須であるインターネット接続費や通信費が挙げられます。在宅勤務の基盤を支える費用のため、企業が負担すべきだと考えられています。
また、デバイスやソフトウェアにまつわる費用も重要です。パソコンやモニター、プリンターなどの機器や業務に必要なソフトウェアライセンスが含まれます。
さらに、従業員の在宅勤務環境を整える家具の購入費や、電気料金の一部も考慮すべきです。経費を注意しながら計上すれば、従業員が効率的に業務を行い、企業全体のパフォーマンスを高められるでしょう。
通話・通信料金
インターネットや電話の通信費は、業務の遂行に直接関わるため、経費として認められるケースが多いです。従業員が通信費を個人的に利用したのか業務に利用したのかを明確に分けて報告できる仕組みを整えれば、企業の経理担当者や人事担当者にとって経費処理が楽になるでしょう。例えば、通信費の個人利用と業務利用で別々の請求書を使用したり、専用ソフトウェアを導入したりすれば、正確な経費計上を実現できます。
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電気料金
在宅勤務では、従業員が自宅で業務を行う際に使用する電気料金も経費計上する必要があります。具体的には、業務に従事する時間帯に消費した電気代の一部を、企業が負担するケースが一般的です。
企業の経理担当者や人事担当者は、電気代の計算方法を明確にし、報告手順を決定しておきましょう。例えば、業務時間と非業務時間を分けて電気使用量を計算し、割合に応じて企業が負担する方法がおすすめです。
レンタルオフィスの利用費
レンタルオフィスの利用費も、経費として計上できる可能性があります。従業員が家庭の事情により自宅での業務が難しい場合、レンタルオフィスを利用する場合もあるでしょう。
レンタルオフィスの利用費を経費にするためには、就業規則で明確に規定する必要があります。また、適切な手続きを経て申請と承認が行われると良いでしょう。規定や手続きを整備することで、従業員も企業も安心して在宅勤務を進められるはずです。
感染症対策関連の費用
在宅勤務が感染症対策の一環として導入される場合、マスクや消毒液などの関連費用も経費として計上可能です。具体的には、従業員が在宅勤務中に使用するマスクや消毒液、消毒シートなどが当てはまります。
また、従業員が自宅で感染防止策を講じるために必要な設備や用品も該当します。例えば、手指の消毒用アルコールディスペンサーや空気清浄機なども経費として認められる場合があります。
経費として認められないもの
在宅勤務における経費の計上範囲には制約があります。特に、従業員の個人的な生活費や業務に直接関連しない費用は経費として申請できません。具体的には、以下の項目が該当します。
- 業務中の食事や飲み物の費用
- デスク回りの装飾を目的としたような娯楽や趣味にかかる費用
- 業務遂行に直接関係のない家具や家電の購入費用
この他にも、経費として認められない項目が多数あるため、従業員に対して事前にルールを周知しておきましょう。そうすれば、経費申請時のトラブルを未然に防ぎ、円滑な在宅勤務の導入が可能です。
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まとめ
在宅勤務を導入する企業が増加している現在、リモートワークにまつわる経費の取り扱いや計上に頭を悩ませている人事担当者や経理担当者は多いのではないでしょうか。在宅勤務における経費の計上範囲や具体的な費用項目についての情報を把握しておけば、経費管理がより効率的かつ正確に行えるでしょう。企業の経費管理についてお悩みがある方は、上場企業から中小企業まで幅広く支援している小谷野税理士法人までぜひご相談ください。
